مساعد عميد (كلية إدارة الأعمال)

Nile University

وصف الوظيفة

• الحفاظ على تواصل قوي بين العميد وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب.
• التصرف كحل لمشاكل عند الحاجة ووفقًا لمسؤوليات العمل.
• المساعدة في جمع البيانات وتجميع المعلومات ودعم نشر المعلومات للجهات المعنية الداخلية والخارجية.
• الحفاظ على نظام ملفات إداري شامل لمكتب العميد.
• ضمان السرية والحرص فيما يتعلق بأعمال المدرسة والملفات.
• أداء مهام إدارية عامة، بما في ذلك معالجة النصوص، والملفات، والرد على الهواتف، وتصوير المستندات، وإرسال الفاكسات، وإنشاء واسترجاع المراسلات.
• إدارة جدول العميد المكثف والتعامل أو الإشراف على جميع المراسلات المنتظمة وترتيبات السفر والجداول والأنشطة الإدارية.
• تنظيم والحفاظ على البيانات المتعلقة بالمدرسة، ومعلومات هيئة التدريس والموظفين الحاليين والمحتملين، وحجم العمل، والتعويض، وإعداد التقارير حسب الحاجة.
• تقديم الدعم الإداري واللوجستي لمكتب العميد، بما في ذلك الدعم للفعاليات المتعلقة بالمدرسة.
• التعاون مع العميد لكتابة الاقتراحات والمنح والتقارير الأخرى.
• العمل مع مديري البرامج ومساعدي مديري البرامج لضمان التنسيق الفعال لأنشطة المدرسة.
• تقديم الدعم لمختلف اللجان، بما في ذلك تسجيل وتفريغ المحاضر، وإعداد حزم الأجندة، وترتيب لوجستيات الاجتماعات.
• المساعدة في تنسيق الاجتماعات والتخطيط والمتابعة على المواعيد النهائية للمهام المختلفة حسب الحاجة.
• إدارة الوظائف التجارية للمدرسة، بما في ذلك إعداد الوثائق للتوقيع، والطلبات، وأوامر الشراء، ومطالبات النفقات، والعمليات الإدارية الأخرى.
• مراقبة وإدارة الحضور اليومي والشهري لجميع مساعدي التدريس والمدرسين والمرؤوسين المعنيين لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.
• أداء أي مهام أخرى يكلف بها العميد والتي تقع ضمن نطاق مسؤوليات الدور.