مساعد عميد- كلية الهندسة والعلوم التطبيقية

Nile University

ملخص الوظيفة

مساعد العميد يقدم دعماً إدارياً وتشغيلياً شاملاً لمكتب العميد. تدعم هذه الوظيفة التخطيط الفعال، والتنسيق، والتواصل، وتنفيذ الأنشطة الأكاديمية والإدارية المتعلقة ببرامج الدراسات العليا والجامعية. تعمل هذه الوظيفة كحلقة وصل مركزية بين الطلاب، وأعضاء هيئة التدريس، ومديري البرامج، واللجان، والوحدات الإدارية بالجامعة لضمان عمليات أكاديمية فعالة ومواءمة مع رسالة المدرسة التعليمية والأهداف الاستراتيجية.

وصف الوظيفة

• الحفاظ على التواصل الفعال والتنسيق بين مكتب العميد، ومديري البرامج، وأعضاء هيئة التدريس، والموظفين، والطلاب، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لعميد الدراسات العليا وعميد الدراسات الجامعية ومديري برامج الدراسات العليا.
• تنسيق الأنشطة الأكاديمية والإدارية المتعلقة ببرامج الدراسات العليا والجامعية، بما في ذلك الجدولة، والتوثيق، والتقارير، وإجراءات المتابعة.
• إدارة المواعيد، والاجتماعات، والترتيبات السفر، والمراسلات لأعضاء القيادة الأكاديمية المخصصين.
• المساعدة في إعداد وتنظيم وتوزيع الاتصالات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية، والمقترحات، والمستندات الأكاديمية.
• الحفاظ على نظم ملفات منظمة وسرية، والسجلات، وقواعد البيانات، والتوثيق المتعلق ببرامج الدراسات العليا، واللجان، وأعباء العمل لأعضاء هيئة التدريس، والطلاب، وعمليات المدرسة.
• دعم جمع وتنظيم وتحليل وإعداد تقارير البيانات الأكاديمية والإدارية المطلوبة للاعتماد، والتقييم، والتخطيط الاستراتيجي، وأغراض التقارير الجامعية.
• تنسيق الاجتماعات، وورش العمل، والندوات، والدفاعات، والفعاليات الأكاديمية، وغيرها من الأنشطة المدرسية، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية والإدارية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتسجيل وتدوين المحاضر، والمتابعة على عناصر العمل، وضمان إتمام المهام الموكلة في الوقت المحدد.
• المساعدة في مراقبة عمليات البرنامج، وسجلات الطلاب، وعروض الدورات، والجدولة، والعمليات الأكاديمية ذات الصلة.
• تسهيل التواصل والتنسيق بين برامج الدراسات العليا والجامعية والأقسام الجامعية ذات الصلة والمكاتب الإدارية.
• دعم العمليات الإدارية المتعلقة بالطلاب، بما في ذلك الطلبات، والطلبات، وتوثيق البرامج، وأنشطة المتابعة ذات الصلة.
• المساعدة في إعداد مستندات تتعلق بالمشتريات، وطلبات الشراء، والتعويضات، والمطالبات المالية، والمعاملات الإدارية الأخرى وفقًا لسياسات الجامعة.
• التعاون مع القيادة الأكاديمية في إعداد مواد الاعتماد، ووثائق السياسات، والتقارير المؤسسية.
• ضمان الاحترافية، والسرية، والتقدير، والامتثال لسياسات الجامعة في التعامل مع المسائل الأكاديمية والإدارية الحساسة.
• التحرك بشكل استباقي لتحديد القضايا الإدارية والمساهمة في حلول فعالة ومبادرات تحسين العمليات.
• أداء مهام أخرى يكلف بها العميد ضمن نطاق ومسؤوليات الوظيفة.

متطلبات الوظيفة

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة
• 3-7 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية.
• مهارات قوية في التواصل، وإدارة الوقت، وحل المشكلات.
• مبادئ إدارة المكتب
• تقنيات التخطيط والجدولة.

إذا كنت مهتمًا، يرجى تقديم سيرتك الذاتية إلى: REMAIL_ADDRESS
يرجى ذكر (مساعد عميد - EAS) في حقل الموضوع.