مساعدة إدارية

Client of MaroCadres

وصف الشركة والوظيفة:

نحن نقوم بتوظيف مساعد إداري سيكون مسؤولاً عن ضمان الأداء الإداري الصحيح للشركة. ستلعب دورًا أساسيًا في إدارة الملفات، والتواصل الداخلي/الخارجي، ودعم الفرق المختلفة.

المهام الرئيسية:

ضمان الإدارة اليومية (البريد، الأرشفة، التخزين).

إدارة الاستقبال الفعلي والهاتف وتوجيه المتحدثين.

ضمان المتابعة وإعداد الملفات الإدارية.

دعم الإدارة والفرق في تنظيم الاجتماعات والسفر والجداول الزمنية.

المشاركة في صياغة وتنسيق الوثائق الرسمية.

إدارة ومتابعة مستلزمات المكتب.

المساهمة في الامتثال للإجراءات الإدارية الداخلية.

الواجبات والمسؤوليات:

معالجة وتوزيع وأرشفة البريد الوارد والصادر.

إعداد الوثائق الإدارية (العقود، الملاحظات، التقارير، المحاضر).

تنظيم وتخطيط الاجتماعات (الدعوات، الغرف، اللوجستيات).

الحفاظ على قواعد البيانات والسجلات الإدارية.

التواصل بين الأقسام الداخلية المختلفة والشركاء الخارجيين.

أداء المهام السكرتارية (الطباعة، التنسيق، إدارة الجدول الزمني).

دعم فرق الموارد البشرية أو المحاسبة أو المبيعات في احتياجاتهم الإدارية العرضية.

المؤهلات :

التكوين:

بكالوريوس +2/3 في الإدارة الإدارية، السكرتارية أو ما يعادلها.

الخبرة:

حد أدنى من 2 إلى 3 سنوات من الخبرة في وظيفة مماثلة.

المهارات التقنية:

إتقان جيد لأدوات المكتب (وورد، إكسل، باوربوينت).

معرفة بأساليب إدارة الوثائق والأرشفة.

تعبير كتابي وشفهي جيد بالفرنسية (ويفضل باللغة الإنجليزية).

الصفات الشخصية:

حس التنظيم، الدقة والموثوقية.

السرية واحترام الخصوصية.

مهارات تواصل جيدة وحس الخدمة.

الاستجابة والقدرة على إدارة الأولويات.