موظف إداري مساعد (مكتب اللوجستيات)

Client of United Nation careers

ينسق الإجراءات والعمليات والخطوات المطلوبة لدعم الموارد البشرية لإدارة الوحدة، بما في ذلك إدارة الموظفين، سجلات الأفراد، تفاصيل التوظيف وسجلات الحضور؛ معالجة طلبات التوظيف ودفع رواتب الموظفين اليوميين؛ ينسق مع مكتب/قسم الموارد البشرية حول عمليات التوظيف، بما في ذلك صياغة أوصاف الوظائف، بدء إعلانات الوظائف، وتنسيق المقابلات؛ يضمن الامتثال لسياسات وإجراءات الموارد البشرية؛ يسهل عمليات الانضمام والفصل لأعضاء الفريق. يدير ميزانية التشغيل المكتبي وتقديرات ميزانية المشاريع المعينة؛ يراقب النفقات ويسيطر على المعاملات المالية وفقًا للتخصيصات الميزانية؛ يتعامل مع المدفوعات النقدية، ويحافظ على سجلات دقيقة، ويعيد تزويد الأموال حسب الضرورة؛ يعد التقارير المالية ويتواصل مع موظفي المالية لضمان دقة واكتمال السجلات المالية؛ يستعد لصياغة الردود على طلبات التدقيق.

يدير أنشطة الشراء، بما في ذلك المناقصات، العروض، وأوامر الشراء؛ يحافظ على سجلات المخزون ويضمن توفير الإمدادات اللازمة؛ يعمل كأمين لجميع معدات تكنولوجيا المعلومات والأثاث؛ ينسق الصيانة والإصلاحات؛ يشرف على العمليات اللوجستية لضمان كفاءة عمل القسم؛ ينسق مع موظف الممتلكات لإجراء مسح والتخلص من الأصول التالفة؛ كما هو مطلوب، يجري تفتيشات منتظمة للمرافق المادية، المباني، ومناطق التخزين عبر المكاتب/المرافق المختلفة، لضمان الامتثال لمعايير السلامة، وتحديد احتياجات الصيانة، والتوصية بالإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.

يجمع ويحلل البيانات الإحصائية المتعلقة بأنشطة القسم؛ يبدأ ويرد على المراسلات الإدارية؛ يعد تقارير تشغيلية منتظمة ودورية؛ ينظم الاجتماعات، ورش العمل، وغيرها من الفعاليات حسب الحاجة.

يدير ويشرف على فريق من مساعدي الخدمات الإدارية والعامة، موفرًا التوجيه، ويعين المهام، ويضمن الانتهاء الفعال من مسؤوليات المكتب/القسم؛ تشمل المسؤوليات قيادة الفريق، إدارة المهام، التدريب والتطوير، ضمان الجودة، تحسين سير العمل، التواصل والتنسيق، حل المشكلات، وإدارة الأداء.

حسب ما هو مطلوب، ينشئ جداول الحراسة ويشرف على تنفيذها لضمان سلامة مقر الوكالة.

يؤدي واجبات أخرى قد يُكلف بها من قبل المشرف.

الكفاءات

قيم الأمم المتحدة الأساسية للنزاهة، الاحترافية والاحترام للتنوع، وكفاءات الاتصال، والعمل مع الناس والدافع لتحقيق النتائج تنطبق افتراضيًا.

التخطيط والتنظيم.

تطبيق الخبرة الفنية.

التكيف مع الضغط والانتكاسات.

القيادة والإشراف.

الإقناع والتأثير.