مسؤول إداري مساعد

Client of United Nation careers

الذي يتولى المنصب: يعد تقارير الوضع الأسبوعية لمنطقة القدس، مما يضمن التحديثات في الوقت المناسب والدقيقة والشاملة لدعم اتخاذ القرار والتنسيق. يدير جميع الأنشطة المتعلقة بالنقد مقابل العمل (CfW) المتعلقة بأنشطة منطقة القدس، بما في ذلك التخطيط وتنسيق التوزيعات، والحفاظ على سجلات دقيقة، وإعداد تقارير مفصلة عن التنفيذ. يعد تقارير ربع سنوية تلخص الإنجازات عبر جميع الوحدات في الإدارة، مما يضمن دمج المدخلات، ودقة البيانات، والتوافق مع متطلبات التقارير التنظيمية. يدير ميزانية التشغيل الخاصة بالمكتب وتقديرات ميزانية المشروع المعينة؛ يراقب النفقات ويتحكم في المعاملات المالية وفقًا للتخصيصات الميزانية؛ يتعامل مع المدفوعات النقدية، ويحافظ على سجلات دقيقة، ويعيد تعبئة الأموال حسب الحاجة؛ يعد تقارير مالية ويتواصل مع موظفي المالية لضمان دقة وكمال السجلات المالية؛ يستعد ويعد ردودًا على طلبات التدقيق. يدير الأنشطة المتعلقة بالمشتريات، بما في ذلك المناقصات، والعروض، وأوامر الشراء؛ يحافظ على سجلات المخزون ويضمن توفير المستلزمات الضرورية؛ يعمل كأمين على جميع معدات تكنولوجيا المعلومات والأثاث؛ ينسق الصيانة والإصلاحات؛ يشرف على العمليات اللوجستية لضمان التشغيل الفعال للإدارة؛ يتعاون مع موظف الممتلكات لاستطلاع والتخلص من الأصول obsolete؛ حسب الاقتضاء، يقوم بإجراء فحوصات منتظمة للمرافق المادية، والمباني، ومناطق التخزين عبر المكاتب/المرافق المختلفة، لضمان الامتثال لمعايير السلامة، وتحديد احتياجات الصيانة، وتوصية بالإجراءات التصحيحية. يجمع ويحلل البيانات الإحصائية المتعلقة بأنشطة الإدارة؛ يبدأ ويرد على المراسلات الإدارية؛ يعد تقارير تشغيلية منتظمة وفترات؛ ينظم الاجتماعات، وورش العمل، وغيرها من الفعاليات حسب الحاجة. يدير ويشرف على فريق من مساعدي الخدمات الإدارية والعامة، ويوفر التوجيه، ويكلف المهام، ويضمن إكمال المسؤوليات المكتبية والإدارية بكفاءة. تشمل المسؤوليات قيادة الفريق، إدارة المهام، التدريب والتطوير، ضمان الجودة، تحسين سير العمل، الاتصال والتنسيق، حل المشكلات، وإدارة الأداء. حسب الاقتضاء، ينشئ جداول الحراسة ويشرف على تنفيذها لضمان سلامة وأمن مقرات الوكالة. يؤدي واجبات أخرى قد يكلف بها من قبل المشرف.