مدير مساعد، خدمات السفر العامة

Islamic Development Bank

تأكد من تحديث بيانات الأجرة الأخيرة على النظام لتسهيل الدفع / التعويض في الوقت المناسب لتذاكر الإجازة، والأمتعة الزائدة، والسفر الطارئ، وإعادة التوطين، وتذاكر تعليم الأطفال لموظفي البنك الإسلامي للتنمية.

تأكد من توفير خدمات البروتوكول لوصول ومغادرة المطار، والفعاليات الاجتماعية، والاجتماعات، والمؤتمرات، إلخ، للإدارة العليا للبنك الإسلامي للتنمية والزوار المهمين، وفقًا للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المحددة، مع الأخذ في الاعتبار مستوى الموظفين/الزوار وضمان أعلى مستوى من الخدمة والحفاظ على صورة وسمعة البنك وفقًا للمعايير العالمية.

تأكد من الحفاظ على قاعدة بيانات نشطة لجميع الزوار المهمين والزوار وتحديثها باستمرار لضمان عملية بروتوكول سلسة والقضاء على مخاطر تجربة الزوار المهمين والإدارة العليا السيئة.

تأكد من أن مكتب المساعدة 24/7 للبنك الإسلامي للتنمية في المطار يعمل بسلاسة ومتواجد لتقديم خدمة عالية الجودة وحل الاستفسارات / القضايا المطروحة في الوقت المناسب.

قم بإنشاء والحفاظ على شبكة فعّالة من العلاقات مع المسؤولين الحكوميين، وممثلي القطاع الخاص، والمنظمات الدولية والإقليمية، إلخ، للبقاء على اطلاع بالتغييرات في اللوائح والإجراءات ولحل أي صعوبات قد يواجهها البنك الإسلامي للتنمية في ممارسة أعماله.

الحفاظ على علاقة ودية ومهنية مع مسؤولي الجمارك والهجرة والطيران المدني وشركات الطيران للحصول على المساعدة في التخليص في الوقت المناسب في حالة حدوث أي طوارئ.

استلام تفاصيل المتطلبات من الأقسام المعنية، والمشاركة في إعداد جدول خدمات / فعاليات من خلال تقديم أفكار بناءً على الخبرة، وتقدير التكلفة بمساعدة قسم المالية واقتراح الخيار الأكثر جدوى.

تأكد من استلام الاقتباسات / المقترحات في الوقت المناسب من الفنادق / البائعين / الموردين / مقدمي الخدمات المعتمدين، والتفاوض على الشروط وإجراء الحجوزات في الوقت المناسب لضمان إجراء الفعالية وفقًا للجدول المحدد.

تأكد من أن مقدمي خدمات الطعام يلتزمون بأعلى معايير الجودة في الطعام والنظافة وأن ذلك يتوافق مع اللوائح والمعايير المحلية والدولية.

التنسيق مع الموقع ومقدمي الخدمات لضمان إجراء الفعالية بنجاح ورضا العملاء.

مراقبة والمتابعة لمدفوعات الخدمات المختلفة المستفاد منها لضمان أن مثل هذه المدفوعات تتم ضمن الموعد النهائي ووفقًا للعقود المبرمة.

إعداد وتقديم تقارير الإدارة المنتظمة حول خدمات السفر والبروتوكول واللوجستيات ومناقشة ذلك مع المدير المعني، والإدارة العليا والمديرين لتسليط الضوء على أي مجالات تثير القلق واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة للحفاظ على عمل وظيفة السفر في مستواها الأمثل وتحسين العمليات بشكل مستمر.

المساهمة في تنفيذ وتعزيز وتخصيص نظام إدارة سفر SAP وإطلاقه في المراكز.

تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف للأقسام، والتواصل بذلك بين الفريق، وتحديد معايير الأداء، وإجراء مراجعة منتظمة للأداء، وتقديم ملاحظات دورية والمساهمة في تطوير موظفي القسم.

البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات، وتقييم الممارسات الحالية، والتوصية بأساليب وعمليات جديدة عند الحاجة لتحسين جودة وكفاءة خدمات السفر بشكل مستمر.