قطع نمط SeQure Technologies

1. إدارة المكتب الخلفي

• الدعم التشغيلي: الإشراف على العمليات الداخلية، إدارة قواعد البيانات، وضمان التنظيم السليم وحفظ السجلات.

• إدارة المخزون: مراقبة مستلزمات المكتب وضمان إعادة الطلب في الوقت المناسب.

• الإدارة المالية: التعامل مع الفواتير، وإصدار الفواتير، وإعداد الميزانية. الوظائف المحاسبية الأساسية بالتعاون مع المالية فيما يتعلق بالمدفوعات والمقبوضات.

• الامتثال: ضمان الالتزام بسياسات الشركة واللوائح ذات الصلة.

• علاقات العملاء والمتابعات: التواصل مع العملاء لمتابعة الفواتير المستحقة، وضمان الدفع في الوقت المناسب. معالجة استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني والهاتف، بما في ذلك الاستفسارات حول المنتجات والخدمات والحلول.

• جدولة جمع الشيكات: التنسيق مع العملاء لتحديد مواعيد جمع الشيكات وضمان المعالجة في الوقت المناسب.

2. إدارة المكتب

• بيئة المكتب: ضمان وجود مساحة عمل نظيفة ومنظمة ومنتجة لجميع الموظفين.

• إدارة المرافق: التنسيق مع إدارة المبنى للصيانة والخدمات (التنظيف، الإصلاحات، إلخ).

• الصحة والسلامة: ضمان الامتثال لبروتوكولات السلامة وتنفيذ تقييمات المخاطر حسب الحاجة.

• إدارة التقويم: الإشراف على جدولة الاجتماعات والفعاليات والمواعيد للإدارة والموظفين.

• إدارة العقود: ضمان تحديث جميع عقود الشركة والامتثال للوائح، بما في ذلك رخصة التجارة، وعقد التأسيس، وغيرها من الوثائق القانونية.

• تتبع الوثائق: الاحتفاظ بسجلات تجديد العقود، والمواعيد النهائية، والتعديلات اللازمة.

• تتبع الأصول وتوزيعها: الاحتفاظ بسجلات مفصلة لأصول الشركة، بما في ذلك سيارات الشركة والمعدات المخصصة للموظفين (الكمبيوترات المحمولة، الهواتف، إلخ)، وضمان حصول الموظفين على الوثائق والمعدات اللازمة.

• الصيانة والتدقيق: الإشراف على الصيانة الدورية وتحديثات سيارات ومعدات الشركة.

3. مساعدة الموارد البشرية:

· توظيف الموظفين والتفريغ: التعاون مع الموارد البشرية ومكتب العلاقات العامة لعمليات التوظيف، وضمان حصول الموظفين على الوثائق والمعدات اللازمة.

• دعم الرواتب: التحقق من الحضور والمساعدة في معالجة الرواتب.

• رفاهية الموظفين: التنسيق مع الموارد البشرية لتنفيذ أنشطة تعزيز المشاركة والبرامج الصحية للموظفين.