مدير المكتب الخلفي - العمليات SeQure Technologies

1. إدارة المكتب الخلفي

• الدعم التشغيلي: الإشراف على العمليات الداخلية، إدارة قواعد البيانات، وضمان الفهرسة السليمة وحفظ السجلات.

• إدارة المخزون: مراقبة مستلزمات المكتب وضمان إعادة الطلب في الوقت المناسب.

• الإدارة المالية: التعامل مع الفواتير، وإصدار الفواتير وإعداد الميزانية. وظائف المحاسبة الأساسية بالتعاون مع المالية فيما يتعلق بالمدفوعات والمستحقات.

• الامتثال: ضمان الالتزام بسياسات الشركة واللوائح ذات الصلة.

• علاقات العملاء والمتابعات: التفاعل مع العملاء لمتابعة الفواتير المستحقة، وضمان المدفوعات في الوقت المناسب. معالجة مخاوف العملاء عبر البريد الإلكتروني والهاتف، بما في ذلك الاستفسارات حول المنتجات والخدمات والحلول.

• جدولة جمع الشيكات: التنسيق مع العملاء لجدولة جمع الشيكات وضمان المعالجة في الوقت المناسب.

2. إدارة المكتب

• بيئة المكتب: ضمان مساحة عمل نظيفة ومنظمة ومنتجة لجميع الموظفين.

• إدارة المنشأة: التنسيق مع إدارة المبنى للصيانة والخدمات (التنظيف، الإصلاحات، إلخ).

• الصحة والسلامة: ضمان الامتثال لبروتوكولات السلامة وتنفيذ تقييمات المخاطر حسب الحاجة.

• إدارة التقويم: الإشراف على جدولة الاجتماعات، والفعاليات، والمواعيد للإدارة والموظفين.

• إدارة العقود: ضمان أن جميع عقود الشركة محدثة ومتوافقة مع اللوائح، بما في ذلك الترخيص التجاري، وعقد التأسيس، والمستندات القانونية الأخرى.

• تتبع الوثائق: الحفاظ على سجلات تجديد العقود، والمواعيد النهائية، والتعديلات اللازمة.

• تتبع الأصول وتوزيعها: الحفاظ على سجلات مفصلة لأصول الشركة، بما في ذلك سيارات الشركة والمعدات المعينة للموظفين (الكمبيوترات المحمولة، الهواتف، إلخ)، وضمان أن يحصل الموظفون على الوثائق والمعدات اللازمة.

• الصيانة والتدقيق: الإشراف على الصيانة الدورية وتحديثات سيارات ومعدات الشركة.

3. مساعدة الموارد البشرية

· توجيه الموظفين الجدد وفصلهم: التعاون مع الموارد البشرية والموظف العام لعمليات التوجيه، وضمان حصول الموظفين على الوثائق والمعدات اللازمة.

• دعم الرواتب: التحقق من الحضور والمساعدة في معالجة الرواتب.

• رفاهية الموظفين: التنسيق مع الموارد البشرية لتنفيذ أنشطة المشاركة وبرامج الصحة للموظفين.