مدير المكتب الخلفي - العمليات SeQure Technologies

1. إدارة المكتب الخلفي

• الدعم التشغيلي: الإشراف على العمليات الداخلية، إدارة قواعد البيانات، وضمان حفظ الملفات والسجلات بشكل صحيح.

• إدارة المخزون: مراقبة اللوازم المكتبية وضمان إعادة الطلب في الوقت المناسب.

• الإدارة المالية: التعامل مع الفواتير، والفوترة، والميزانية. وظائف المحاسبة الأساسية بالتعاون مع المالية فيما يتعلق بالمدفوعات والذمم المدينة.

• الامتثال: ضمان الالتزام بسياسات الشركة واللوائح ذات الصلة.

• علاقات العملاء والمتابعات: التواصل مع العملاء لمتابعة الفواتير المستحقة، وضمان المدفوعات في الوقت المناسب. معالجة استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني والهاتف، بما في ذلك الاستفسارات حول المنتجات، والخدمات، والحلول.

• جدولة جمع الشيكات: التنسيق مع العملاء لتحديد مواعيد جمع الشيكات وضمان المعالجة في الوقت المناسب.

2. إدارة المكتب

• بيئة المكتب: ضمان نظافة وتنظيم وإنتاجية مساحة العمل لجميع الموظفين.

• إدارة المرافق: التنسيق مع إدارة المبنى للصيانة والخدمات (التنظيف، الإصلاحات، إلخ).

• الصحة والسلامة: ضمان الالتزام ببروتوكولات السلامة وتنفيذ تقييمات المخاطر عند الحاجة.

• إدارة التقويم: الإشراف على جدولة الاجتماعات، والفعاليات، والمواعيد للإدارة والموظفين.

• إدارة العقود: ضمان أن جميع عقود الشركة محدثة ومتوافقة مع اللوائح، بما في ذلك رخصة التجارة، مذكرة التفاهم، وغيرها من الوثائق القانونية.

• تتبع الوثائق: الحفاظ على سجلات تجديد العقود، والمواعيد النهائية، والتعديلات اللازمة.

• تتبع الأصول والتخصيص: الحفاظ على سجلات مفصلة لأصول الشركة، بما في ذلك سيارات الشركة والمعدات المخصصة للموظفين (أجهزة الكمبيوتر المحمولة، الهواتف، إلخ)، وضمان حصول الموظفين على الوثائق والمعدات اللازمة.

• الصيانة والتدقيق: الإشراف على الصيانة الدورية والتحديثات لسيارات ومعدات الشركة.

3. مساعدة الموارد البشرية

· توظيف الموظفين وفصلهم: التعاون مع قسم الموارد البشرية والمختصين لإجراءات التوظيف، وضمان حصول الموظفين على الوثائق والمعدات اللازمة.

• دعم الرواتب: التحقق من الحضور والمساعدة في معالجة الرواتب.

• رفاهية الموظفين: التنسيق مع قسم الموارد البشرية لتنفيذ أنشطة مشاركة الموظفين وبرامج الصحة.