الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات:

دعم تنسيق أنشطة العطاءات والعروض عبر حلول ومناطق متعددة تحت الإشراف.
مراجعة متطلبات المناقصة والمساعدة في التحقق من الامتثال لمعايير تأهيل العميل.
دعم إعداد ومراجعة وتقديم العروض لضمان الدقة والشمولية.
المساعدة في ضمان اتباع وثائق العروض للمعايير المطلوبة من حيث الشكل، والهيكل، والعرض.
دعم التحقق من أن مكونات العرض محدثة، بما في ذلك الشروط القانونية، والتفاصيل المالية، واتفاقيات مستوى الخدمة، والمستندات الداعمة.
المساعدة في الوفاء بالمواعيد النهائية للتقديم مع الحفاظ على معايير الجودة.

تنسيق العطاءات والتقديم

المساعدة في إعداد وتغليف وثائق العطاءات بما يتماشى مع متطلبات المناقصة.
دعم تقديم العطاءات، بما في ذلك المنصات المادية وعبر الإنترنت.
التنسيق مع الفرق الداخلية لجمع المدخلات المطلوبة في الوقت المناسب.
المساعدة في تتبع الجدول الزمني للعطاءات، والمعالم، والنتائج المتوقعة.

التوثيق والامتثال

دعم الحفاظ على تحديث قوالب العروض ومعايير الوثائق.
المساعدة في تنسيق الوثائق القانونية المطلوبة للمشاركة في العطاء.
المساعدة في ضمان اكتمال وتحديث المستندات الداعمة مثل السير الذاتية، والشهادات، والمراجع.
دعم عمليات توثيق العقود للعطاءات الممنوحة.

دعم إدارة علاقات العملاء وعمليات المبيعات

المساعدة في ضمان تسجيل أنشطة العطاءات والعروض بدقة في نظام إدارة علاقات العملاء.
دعم فريق عمليات المبيعات بإدخال البيانات في نظام إدارة علاقات العملاء، والدقة، والتقارير.
المساعدة في تتبع مقاييس الأداء الأساسية المتعلقة بالعطاءات، ولوحات المعلومات، ومؤشرات الأداء الرئيسية.

التواصل والتنسيق

دعم تنسيق التواصل المتعلق بالعطاءات بين الفرق الداخلية والعملاء.
مراقبة قنوات التواصل الخاصة بالعطاءات ومشاركة التحديثات ذات الصلة مع المعنيين.
المساعدة في تتبع خطط العمل ومتابعة المهام المعينة لدعم إنجاز العطاءات في الوقت المناسب.

درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو تكنولوجيا المعلومات، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
0-2 سنوات من الخبرة في دعم العطاءات، أو الإدارة، أو عمليات المبيعات، أو دور ذي صلة.
مهارات جيدة في الكتابة والتواصل باللغة الإنجليزية والعربية.
التعرض لعمليات مناقصات الشركات أو الحكومة ميزة.
معرفة أساسية بإدارة العطاءات وعمليات تطوير العروض.
المعرفة بأنظمة إدارة علاقات العملاء ميزة.
إجادة استخدام أدوات Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint.
معرفة أساسية بأدوات إدارة الوثائق وتنسيق العروض (مثل Adobe Acrobat).
التعرض لمنصات العطاءات عبر الإنترنت ميزة.
معرفة بسوق العطاءات السعودي، وMS Visio، وMS Project ميزة.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

يدعم منسق إدارة العطاءات تنسيق وإدارة أنشطة العطاءات والعروض لضمان تقديمات دقيقة، ومطابقة، وفي الوقت المناسب. يعمل الدور بشكل وثيق مع فرق المبيعات، والقانونية، والمالية، والتقنية للمساعدة في إعداد ردود عالية الجودة على العطاءات، والحفاظ على وثائق العروض، وضمان التوافق مع متطلبات المناقصة والعمليات الداخلية.

يدعم هذا المنصب جهود تطوير الأعمال من خلال المساعدة في إعداد مقترحات منظمة، ومتوافقة، ومعروضة بشكل جيد عبر أسواق ومجالات حلول متعددة، مع الحصول على خبرة عملية في إدارة العطاءات وتنسيق العروض.

منسق إدارة العطاءات ZainTech