دعم العمليات التجارية British Council

# حول الدور

# نظرة عامة عن الوظيفة
تم افتتاحنا في الجزائر عام 1962 (ورسمياً في 1981) وانتقلنا إلى المكتب الخلفي في السفارة البريطانية خلال التسعينيات، وأعدنا الافتتاح مع واجهة عامة أكبر في 2006. تركز العملية بشكل كبير على التعليم، وقطاعي اللغة الإنجليزية والامتحانات، وتقدم مشاريع صغيرة في الفنون والمجتمع.
تم افتتاح مركز تعليم في أبريل 2015 ونما بسرعة. بعد توقيع مذكرة تفاهم بين حكومتي المملكة المتحدة والجزائر في 2014، زادت أعمالنا في دعم أجندات الإصلاح لوزارات التعليم والتعليم العالي، وبشكل خاص في اللغة الإنجليزية. نحن نعتبر شريكاً موثوقاً ومقدّم خدمات لمن يرغبون في الوصول إلى التعليم في المملكة المتحدة، والشهادات الدولية، وخبرة اللغة الإنجليزية.
تتركز أعمال الامتحانات على تقديم الوصول إلى مؤهلات عالية الجودة من المملكة المتحدة للعملاء الجزائريين (IELTS، Aptis)، مما يسهل بناء العلاقات مع جمهورنا المستهدف، وتحسين آفاق توظيف الشباب الجزائريين، سواء في الوطن أو في الخارج.
يتكون فريق العمليات التجارية حالياً من 4 وظائف، مدير عمليات تجارية وأمن، ومساعدين إداريين/مساعدي تنقل، وسائق/مساعد دعم مكتبي. هناك أيضاً فرق أمنية ومجموعات تنظيف خارجية.
# الفرص الرئيسية
* خضعت وظيفة العمليات التجارية لإعادة هيكلة كبيرة لتكون أكثر فعالية في دعم الاحتياجات المتغيرة بسرعة لمجلس الثقافة البريطاني. مع ذلك، فإن جزءاً حيوياً من هذا الدور هو التكيف مع ودمج الممارسات والعمليات الجديدة التي قد تنشأ من التغيير.
* ستتطلب وظيفة مساعد الإدارة التجارية التكيف والقدرة على التحمل للتغيير، وغالبًا ما ستدعم الإدارة في تنفيذ التغيير.
# المسؤوليات الرئيسية
## الإدارة العامة
* المساعدة في المهام الإدارية المكتبية مثل، ولكن لا تقتصر على، العمل الكتابي، والتصنيف، والمسح الضوئي، والأرشفة، وتحديث الوثائق وقواعد البيانات
* الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بمنطقة العمل وصياغة الوثائق الروتينية وبعض الوثائق غير القياسية، والتقارير أو التحليلات المالية/المطابقات.
* إجراء تحليلات بسيطة، ومعالجة وتفسير البيانات، والمهام أو المعلومات، وتقديم النتائج بدقة وبشكل ملائم لدعم الصيانة الفعالة لأنظمة معلومات الإدارة
## دعم الأعمال التشغيلية
* تقديم الدعم اللوجستي والتواصل بشكل استباقي والتنسيق مع الآخرين (داخل وخارج مجلس الثقافة البريطاني) لضمان سير الأنشطة/الفعاليات الداخلية والخارجية بسلاسة وكفاءة
* التأكد من إدارة معالجة النقد وفقًا لكل معيار عالمي مؤسسي يتعلق بالدخل والتعامل مع النقد.
* الحفاظ على ملفات استلام مطالبات السفر والسجلات وفقًا للمعايير المؤسسية
* التأكد من إنشاء البائعين في النظام وصيانة بيانات البائعين (النفقات العامة والمباني)
## دورة الدفع
* عند استلام دورة الدفع، قم بإعداد شيكات ومدفوعات تحويل مصرفي للبائعين، وفقًا لجدول الدفع الدوري ووفقًا لشروط الدفع
* تقديم تفاصيل الشيكات اليدوية الصادرة إلى المركز لتحديثها في SAP
* تقديم أرقام دفعات الشيكات إلى المركز الإقليمي عند تعيين دفعة شيك جديدة من البنك.
* إعداد / نشر تعويضات الموظفين واسترداد العملاء وسحب النقد من البنك للدفع
* المتابعة مع الشراء أو العمليات للحصول على معلومات تتعلق بقضايا الدفع
## الدخل النقدي / النقد من مكتب الاستقبال
* استلام والتحقق من الدخل النقدي من خدمة العملاء
* تسوية المبالغ اليومية ونشر سجل النقد
* تسليم النقد / الشيكات إلى البنك وفقًا للإجراءات الرسمية
* إدارة النقد: إدخال المبالغ المباشرة / تحويلات البنك المستلمة - تحقق من قائمة العناصر المفتوحة من المركز؛ تقديم تفاصيل المبالغ المباشرة المستلمة في حساب البنك بالدينار الجزائري للمركز للنشر
* جمع سداد الموظفين (مثل تعويضات فواتير الهاتف أو السلف المعادة)
* صرف مدفوعات النقد الصغيرة والنشر في سجل SAP مع عملية التعبئة
## الشراء للدفع
* كن خط الدعم الثاني (GSD هو الأول) لمدفوعات البائعين المحجوزة (أي التنسيق مع البائعين)
* التأكد من جمع دليل دفع الفواتير (دفاتر الحسابات العامة) من البائعين وأرشفتها بشكل مناسب
* حسب طلب مدير العمليات التجارية، العمل مع بائعي النفقات العامة والمباني لضمان دفع الفواتير في الوقت المحدد
* إدارة مسح الفواتير إلى محرك مشترك.
## الموردون والخدمات
* الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة ومحدثة للبائعين/الموردين وإجراء تمارين ذات قيمة مقابل المال (VFM) سنويًا فيما يتعلق بميزانيات النفقات العامة والمباني
* تقديم الدعم في صيانة مخزون القرطاسية والمعدات
* مراقبة وتحمل المسؤولية عن الموارد/النقد/المخزون الصغيرة، وفقًا للإجراءات المعمول بها؛ التأكد من توفر المعدات والمواد وجاهزيتها للاستخدام عند الحاجة
* الحفاظ على سجل دقيق ومحدث لمخزون كتب الدورات في مجلس الثقافة البريطاني
## أوامر الشراء والمدفوعات
* تحمل دور منشئ طلب الشراء لفريق العمليات التجارية
* المسؤول عن عدد من المدفوعات المحددة: عقود الصيانة واللوازم المكتبية؛ إيجار المكتب المجدول؛ فواتير المرافق والصيانة لسكن موظفي المملكة المتحدة؛ ورق التصوير والحبر؛ خدمات البريد السريع
* مقارنة العروض مع أوامر الشراء والتأكد من قيمة مقابل المال (VFM)
## تنسيق الممتلكات
* تنسيق تخصيص المساحات المكتبية؛ التأكد من استخدام جميع مرافق التخزين بشكل مناسب
* إجراء فحوصات منتظمة للسبورات الذكية، والصوت، وجهاز العرض في الفصول الدراسية؛ تصعيد المشكلات إلى مدير العمليات التجارية و/أو مركز الخدمة العالمية؛ التأكد يوميًا من أن الفصول الدراسية مناسبة للاستخدام
* الدعم لمدير العمليات التجارية فيما يتعلق بإدارة الأصول الثابتة والمخزون، مثل تسجيل وتحديث تفاصيل الأصول ومخزون العناصر على البرمجيات المناسبة؛ المشاركة في الفحوصات الفعلية للأصول والمخزون؛ الإبلاغ عن الأصول والمخزونات
* الإشراف على استبدال المعدات والتخلص من المعدات القديمة بعد الحصول على التفويض المناسب
## إدارة الذات والآخرين
* تخطيط وتحديد أولويات أنشطة العمل الخاصة بك، استجابةً للاحتياجات المتغيرة لضمان تقديم فعّال للمسؤوليات على مدى فترة زمنية يومية/أسبوعية