موظف دعم الأعمال (القاهرة، مصر)

CBRE Excellerate

حول الدور:

يقدم موظف دعم الأعمال دعمًا إداريًا شاملًا، وشراء، والامتثال لوظيفة خدمات العقارات. يتحمل الدور مسؤولية إدارة عملية طلب الشراء والفواتير بالكامل، والحفاظ على سجلات مالية وشراء دقيقة، والتنسيق مع المستشارين الخارجيين لضمان الحصول على جميع التراخيص والتصاريح اللازمة للمشاريع والمرافق وعمليات الأعمال في الوقت المناسب بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري للقسم.

ما الذي ستقوم به:

دعم الشراء والفواتير:

• إعداد ورفع وإدارة أوامر الشراء (POs) وفقًا للطلبات المعتمدة والميزانيات وسياسات الشركة.
• مراجعة والتحقق من طلبات الشراء من حيث الاكتمال والدقة والتفويض المناسب قبل المعالجة.
• التواصل مع الموردين والأطراف الداخلية لتأكيد تفاصيل الطلب، وجداول التسليم، والأسعار.
• استلام ومراجعة ومعالجة فواتير الموردين، مع التأكد من المطابقة الصحيحة لأوامر الشراء واستلام البضائع.
• التحقيق في حل التباينات في الفواتير أو المدفوعات بالتنسيق مع الشراء والمالية والموردين.
• تقديم الفواتير المعتمدة للدفع ومراقبة حالة الدفع لضمان الالتزام بالشروط التعاقدية.
• الحفاظ على سجلات مفصلة ودقيقة لجميع أوامر الشراء والفواتير والمراسلات لأغراض التقارير.
• بدء ورفع طلبات خدمة الشراء (PSRs) لتوظيف موردين جدد بالتنسيق مع الفرق الداخلية لضمان الحصول على جميع المعلومات اللازمة وتحديثها لدورة الموافقة السلسة
• دعم فريق المشاريع في إدارة عملية التجديد لخطاب الضمان لضمان صلاحية وتصفية LOG وضمان وجود الموافقات المطلوبة.
• دعم عمليات الإغلاق المالي الشهرية، بما في ذلك الاستحقاقات والمطابقات والتقارير.

تنسيق الترخيص والسلطات

• إدارة العلاقات مع المستشارين والسلطات للحصول على التراخيص والتصاريح والموافقات المطلوبة لمشاريع الشركة والمباني والعمليات ومكاتب الفروع.
• تتبع ومراقبة حالة وتواريخ تجديد جميع التصاريح والتراخيص لضمان الامتثال للوائح المحلية والوطنية.
• تنسيق الوثائق الداخلية والموافقات والمدفوعات المطلوبة لتطبيقات الترخيص والتصاريح.
• الحفاظ على سجل شامل لجميع التراخيص الحالية والمعلقة والتصاريح والشهادات.
• تقديم تحديثات وتقارير منتظمة للإدارة حول تقدم الطلبات ومتطلبات الامتثال القادمة.

الدعم الإداري العام

• إدارة ومعالجة طلبات الوصول للمستأجرين، مع ضمان الموافقات في الوقت المناسب والالتزام بإجراءات أمان الموقع والتحكم في الوصول.
• تنسيق والإشراف على جميع الطلبات المتعلقة بالنقل لزيارات القسم، مع ضمان الجدولة الفعالة.
• تقديم الدعم التشغيلي لمكاتب الفروع فيما يتعلق بقضايا الدفع.
• دعم فريق المشاريع من خلال رفع طلبات تغيير تتعلق بتكنولوجيا المعلومات، مع التأكد من الحصول على جميع الوثائق والموافقات المطلوبة قبل التقديم.
• إدارة وصيانة أنظمة وقوف السيارات وحجز MHO، مع ضمان التخصيص الدقيق وسلاسة العمليات اليومية.
• تجميع وتقديم بيانات استهلاك الطاقة الدقيقة لجميع المباني لدعم تقارير الاستدامة.
• المساعدة في إنشاء وتنسيق اتفاقيات عدم الإفصاح (NDAs) للموردين الجدد.
• التواصل مباشرة مع مزودي المرافق (شركات المياه والكهرباء) لضمان معالجة المدفوعات في الوقت المحدد، مما يمنع أي انقطاع في الخدمات الأساسية.

ما الذي ستقدمه:

• درجة البكالوريوس في الهندسة من جامعة مرموقة.
• حوالي 8 سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة في الهندسة، مع إظهار خبرة تقنية قوية ومهارات حل المشكلات.
• قدرة مثبتة على إدارة المشاريع، والتعاون بشكل فعال مع فرق متعددة التخصصات، وتقديم نتائج عالية الجودة.
• مهارات تحليلية، واتصالية، وتنظيمية قوية.