موظف دعم الأعمال

Hamad Bin Khalifa University

دعم الأنشطة اليومية لإدارة الأعمال والمشاريع من خلال تقديم المهام الإدارية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: جدولة المواعيد، تنظيم وطباعة المرفقات البريدية، المسح الضوئي، تطوير الملفات الفيزيائية والرقمية، خزائن الملفات الافتراضية، إلخ.

تمثيل المكتب كحلقة وصل ونقطة تركيز لمكتب رئيس جامعة حمد بن خليفة، الحرم الجامعي في قطر، الشركاء الاستراتيجيين، وجميع المعنيين والجهات المعنية الداخلية والخارجية الأخرى لتوفير خط اتصال واضح ومباشر.

تحديث وصيانة قاعدة بيانات لجميع معلومات الاتصال بالمعنيين الداخليين والخارجيين لتمكين استمرارية العلاقات التجارية وسهولة التواصل.

تسهيل جميع الاتصالات، بما في ذلك الرد على المكالمات، مراجعة، تقييم، إعداد موجزات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى المشرف.

المساعدة في التخطيط للفعاليات المكتبية ذات الصلة مثل جلسات المعلومات، العروض التقديمية، وورش العمل؛ توزيع المعلومات، صياغة الأجندات، وتنظيم وتسهيل الاجتماعات عالية المستوى بالتنسيق مع اتصالات جامعة حمد بن خليفة، مع التأكد من عدم تكرار الجهود.

تنسيق وإعداد الاجتماعات الداخلية والخارجية؛ إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات، الحفاظ على السجلات والوثائق لقرارات الاجتماعات، وتتبع الإجراءات والقرارات المتفق عليها.

تطوير قوالب المراقبة والمتابعة مع التقارير المباشرة للمشرف بشأن المواعيد النهائية للإجراءات والتكليفات والوثائق؛ تقديم تقارير دورية عن تقدم التكليفات وحالة المشاريع الخاصة/المواعيد النهائية.

ضمان بقاء الموظفين على اطلاع بمبادرات الأعمال وأن التوجيهات التي تؤثر على عملهم يتم تنفيذها.

أرشفة واسترجاع الوثائق والتقارير التنظيمية والإدارية والمالية.

جمع وتجميع البيانات المتعلقة ببرامج المكتب ومشاريعه التي يمكن تقديمها للجمهور والمجتمعات/الجماهير ذات الصلة؛ إعداد وتقديم العروض التقديمية باستخدام هذه البيانات للإدارة.

دعم إعداد ومراجعة الميزانية، بما في ذلك الحصول على الموافقات وضمان تنفيذها بشكل جيد ومراقبتها لتحقيق أهداف المكتب.

دعم إعداد خطة العمل السنوية للمكتب.

أداء مهام أخرى معقولة كما يكلف بها المشرف.