منسق خدمات التموين والمؤتمرات SOFITEL

منسق خدمات الطعام والمؤتمرات في سوفيتيل الرياض سيكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق خدمات الطعام والمؤتمرات في تخطيط وتنفيذ جميع خدمات الطعام، الاجتماعات، والفعاليات. تلعب هذه الوظيفة دورًا حيويًا في ضمان التواصل السلس بين العملاء والفرق الداخلية، والمساعدة في تنسيق جميع تفاصيل الفعالية، وتقديم تجارب ضيف استثنائية. كجزء من فريق ما قبل الافتتاح، سيساهم المنسق في تأسيس سوفيتيل الرياض كوجهة متميزة للفعاليات الفاخرة والمؤتمرات.

المسؤوليات الرئيسية:

1. الدعم الإداري:

تقديم دعم إداري شامل لفريق خدمات الطعام والمؤتمرات، بما في ذلك صياغة العقود، إعداد أوامر الفعالية، والحفاظ على سجلات دقيقة للعملاء

المساعدة في إدارة العمليات اليومية للقسم من خلال الرد على استفسارات العملاء، إعداد المقترحات، والتعامل مع اللوجستيات للفعاليات القادمة.

الحفاظ على الملفات والمستندات المتعلقة بالفعاليات، وضمان أن جميع المعلومات محدثة ويسهل الوصول إليها.

2. التفاعل مع العملاء والتنسيق:

العمل كنقطة الاتصال الأولى للعملاء الذين يستفسرون عن الفعاليات، المساعدة في الاستفسارات الأولية، وتوجيههم إلى العضو المناسب في الفريق.

جدولة وتنسيق اجتماعات العملاء، الزيارات الميدانية، والجولات، وضمان جمع جميع التفاصيل اللازمة لعملية التخطيط.

المساعدة في الرد على طلبات العملاء، وإجراء التعديلات على تفاصيل الفعالية، وضمان أن جميع التغييرات يتم التواصل بها بفعالية إلى الفرق الداخلية.

3. دعم تخطيط وتنفيذ الفعاليات:

دعم فريق خدمات الطعام والمؤتمرات في تخطيط وتنفيذ الفعاليات، بما في ذلك حفلات الزفاف، المؤتمرات، الولائم، والفعاليات الاجتماعية.

التنسيق مع الأقسام الداخلية مثل الطعام والشراب، خدمات التنظيف، موظفي الولائم، والفرق السمعية والبصرية لضمان أن جميع متطلبات الفعالية تم التواصل بها وتلبيتها.

المساعدة في إعداد الفعاليات، وضمان أن جميع اللوجستيات، بما في ذلك تخطيط الغرف، ترتيبات الطاولات، الاحتياجات السمعية والبصرية، والزينة، في مكانها وفقاً لمواصفات العملاء.

4. المسؤوليات قبل الافتتاح:

المساهمة في مرحلة ما قبل الافتتاح من خلال المساعدة في إنشاء إجراءات التشغيل القياسية لقسم خدمات الطعام والفعاليات.

دعم التسويق والترويج لمساحات الفعاليات في سوفيتيل الرياض من خلال التنسيق مع فريق المبيعات والمساعدة في توليد العملاء المحتملين للفعاليات المستقبلية.

المشاركة في أنشطة التواصل والمشاركة مع العملاء لبناء قاعدة عملاء قوية قبل افتتاح الفندق.

5. إعداد أوامر الفعالية (BEO):

إعداد أوامر الفعالية التفصيلية (BEOs) للتوزيع الداخلي، وضمان أن جميع تفاصيل الفعالية تم عكسها بدقة، بما في ذلك الجداول الزمنية، القوائم، الإعدادات، والطلبات الخاصة.

توزيع أوامر الفعالية على جميع الأقسام المعنية والمتابعة لضمان توافق الجميع مع متطلبات الفعالية.

6. التواصل والتنسيق:

العمل كحلقة وصل بين العملاء وفرق العمليات الداخلية للفعاليات، وضمان أن جميع متطلبات الفعالية مفهومة ومنفذة وفقًا لرؤية العميل.

المساعدة في تسهيل التواصل السلس خلال مرحلة تنفيذ الفعالية، وضمان معالجة أي تغييرات أو احتياجات للعميل في اللحظة الأخيرة بسرعة.

7. المتابعة بعد الفعالية:

المساعدة في المهام بعد الفعالية، بما في ذلك متابعة العملاء للحصول على تعليقات وضمان معالجة الفواتير والفواتير بدقة وفي الوقت المناسب.

الحفاظ على سجلات رضا العملاء والعمل مع الفريق لتحديد مجالات التحسين بناءً على التعليقات.

8. الدعم المالي والميزانية:

المساعدة في تتبع ميزانيات الفعاليات وضمان توثيق جميع النفقات بشكل صحيح ومواءمتها مع توقعات العميل المالية.

دعم فريق CCS في إعداد تقديرات التكلفة والمقترحات للعملاء، وضمان الوضوح والدقة في التواصل المالي.

9. تنسيق الموردين:

التنسيق مع الموردين الخارجيين مثل بائعي الزهور، الشركات السمعية والبصرية، والزخرفين لضمان أن الخدمات متوافقة مع توقعات الفعالية ومعايير الفخامة في سوفيتيل.

ضمان تقديم خدمات الموردين في الوقت المحدد وأن العقود والاتفاقيات تم الالتزام بها وفقًا لذلك.

10. الامتثال والسلامة:

المساعدة في ضمان أن جميع الفعاليات تلتزم بروتوكولات الصحة والسلامة في سوفيتيل، بالإضافة إلى أي لوائح محلية.

دعم الفريق في إدارة إجراءات الطوارئ وخطط سلامة الفعالية عند الحاجة، خاصة للفعاليات الأكبر.

الخبرة: الحد الأدنى من 2-3 سنوات من الخبرة في تخطيط الفعاليات، الضيافة، أو دور إداري، ويفضل أن يكون ذلك ضمن فندق فاخر أو مكان فعاليات.

التعليم: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة، إدارة الفعاليات، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.

المهارات:

مهارات تنظيم قوية مع اهتمام وثيق بالتفاصيل.

مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية، مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع العملاء والزملاء.

القدرة على multitask وإدارة عدة فعاليات ومشاريع في وقت واحد.

إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) والمعرفة ببرامج إدارة الفعاليات أو أنظمة إدارة علاقات العملاء في الفنادق.

مهارات اللغة: طلاقة في اللغة الإنجليزية؛ إتقان اللغة العربية ميزة.

السمات الشخصية: فرد استباقي وموجه نحو الخدمة مع شغف للضيافة والفعاليات الفاخرة. القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة وعالية الضغط، خاصة خلال مرحلة ما قبل الافتتاح.