منسق تموين Four Seasons Hotel

منسق تقديم الطعام هو عضو رئيسي في الفريق، مسؤول عن تقديم الدعم الإداري لقسم تقديم الطعام والمساعدة في جميع جوانب عملية التخطيط لخدمات تقديم الطعام. تدعم هذه الوظيفة تنفيذ الأحداث التي تتراوح بين الفعاليات الشركات إلى التجمعات الاجتماعية وتعمل عن كثب مع أقسام الفندق لتنسيق الاجتماعات الداخلية لفور سيزونز.

• الإجابة وإدارة المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، واستفسارات الضيوف بما يتماشى مع معايير فور سيزونز؛ المساعدة في المكالمات الزائدة لقسم التجارة.
• تقديم الدعم الإداري لفريق تقديم الطعام، بما في ذلك إعداد الاقتراحات، والعقود، وروابط الدفع، والتقارير، وأوامر أحداث الولائم (BEOs)، وجداول الأحداث، والقوائم، والمراسلات الأخرى باستخدام MS Word، GS&C، Power BI، وإنترانت الفندق.
• إنشاء وصيانة سجلات العملاء والأحداث في GS&C وغيرها من المنصات؛ إدارة الاستفسارات، والحجوزات، والتتبع، والتحديثات على دفتر الوظائف.
• تنسيق اللوجستيات للأحداث الداخلية والخارجية، بما في ذلك تخطيط القوائم، وإشارات (مطبوعة ورقمية)، وخطط الطوابق، والمواد المطبوعة.
• دعم حجوزات غرف الاجتماعات، ومراقبة التوافر، والمساعدة في الاجتماعات الداخلية تحت إشراف مدير مبيعات تقديم الطعام.
• توزيع الوثائق الخاصة بتقديم الطعام (BEOs، السير الذاتية، بطاقات الخدمات) على الأقسام التشغيلية بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
• إجراء زيارات ميدانية وجولات مع العملاء المحتملين لعرض أماكن الأحداث والعروض.
• الحفاظ على أنظمة الحفظ الإلكترونية والبدنية لحسابات العملاء، وتقييمات البرامج، ووثائق الأحداث.
• مراقبة المنصات التابعة لجهات خارجية مثل CVENT وLanyon لالتقاط والرد على فرص الأعمال.
• إنشاء وتوزيع تقارير رئيسية، بما في ذلك تحديثات الأحداث اليومية، وملخصات المبيعات الشهرية، ووثائق التتبع.
• إدارة المخزون وطلب مستلزمات القسم ومواد التسويق، بما في ذلك حزم تقديم الطعام، والقوائم، والعناصر الترويجية.
• إنشاء ومعالجة طلبات الشراء، وطلبات الخدمة، والتقديمات الداخلية عبر BirchStreet، ServiceNow، وإنترانت الفندق.
• تشغيل معدات المكتب بما في ذلك الطابعات، وآلات النسخ، وأنظمة النداء، والفاكس، وآلات الربط.
• تقديم الدعم للمهام الأمامية والمهام التي تواجه الضيوف خلال الأحداث، بما في ذلك تغطية مكتب الضيافة ومساعدة الولائم في الإعداد والتفكيك حسب الحاجة.
• تقديم الدعم للعملاء وإيجاد حلول في غياب مدير تقديم الطعام.
• المساعدة في التوجيه، والتدريب، والتدريب المتقاطع لأعضاء الفريق والمتدربين؛ تقديم تغطية قسم حسب الحاجة.
• حضور الاجتماعات القسم والمساهمة في المشاريع الإدارية والعابرة للوظائف.
• الحفاظ على معايير العناية الشخصية والنظافة المهنية وفقًا لسياسات فور سيزونز.
• تعزيز بيئة عمل محترمة وتعاونية من خلال العمل الجماعي الفعال والتواصل.