أخصائي عمليات المركز

USO

المهام والمسؤوليات الرئيسية (*المهام الأساسية)
• تنفيذ إجراءات التشغيل اليومية للمركز، مع ضمان بيئة فعالة من حيث التكلفة وآمنة ومرحب بها ونظيفة. مراقبة وصيانة المرافق والمعدات بحيث تكون في حالة جيدة وجاهزة للاستخدام. فرض إرشادات وأنظمة الصحة العامة والتعامل مع الطعام.
• التفاعل مع زوار المركز، والعمل كخبير في مواضيع تتعلق بمرافقه والجولات والدروس والبرامج والخدمات؛ حل المشكلات لحل القضايا. قد يتم توجيه وإدارة البائعين.
• المساعدة في الحفاظ على عمليات المركز ضمن الميزانية. مراقبة وصيانة، وتقديم تقارير دقيقة عن المخزون، والتعامل مع النقد. تقديم بيانات للتقارير المالية والتشغيلية والإحصائية حسب الطلب. تقديم تقارير مخصصة حسب الحاجة.
• إنشاء وصيانة ملف إجراءات التشغيل القياسية الذي يوضح إجراءات التشغيل المحلية وأنشطة المركز لتمكين الإبلاغ الفوري، والتدوير السهل والمتابعة.
• حسب توجيهات مدير عمليات المركز أو القادة الآخرين، المساعدة في التخطيط والإشراف، وقيادة تنفيذ المجالات التشغيلية التي قد تشمل البرامج، واللوجستيات، وإدارة المخزون، والميزانية، ووسائل التواصل الاجتماعي وإدارة قواعد البيانات.
• المساعدة في عمليات التواصل والوعي بالبرامج. تجميع وإعداد الإعلانات والقصص والصور لوسائل التواصل الاجتماعي، وممثلي وسائل الإعلام المحلية ومنشورات الموقع، مع ضمان توافق المحتوى مع إرشادات وسائل الإعلام الخاصة بـ USO.
• تقديم، أو المساعدة في إدارة التخطيط وتقييم البرامج والأنشطة والفعاليات الجديدة والقائمة لـ USO داخل وخارج المنشآت العسكرية الأمريكية، بما في ذلك تنسيق جميع الوظائف والمواد والأصول لضمان فعالية هذه البرامج والأنشطة والفعاليات وكفاءتها.
• مساعدة مدير عمليات المركز أو الزملاء من المستوى الأعلى في مراجعة برامج USO واحتياجات الخدمة ضمن المنطقة المعينة، بما في ذلك المساعدة في البحث وتوصية البرامج والخدمات الجديدة. تنفيذ أي تغييرات ناتجة عن البرنامج أو الحدث أو النشاط.
• مع أصحاب المصلحة الرئيسيين الداخليين والخارجيين، المساعدة في تطوير وتحسين وصيانة علاقات العمل مع الجيش الأمريكي، وقادة المجتمع المحلي، والشركاء والمانحين، وممثلي وسائل الإعلام لتعزيز الوعي وتوليد الدعم لمهمة USO، ولتدعيم نجاح تقديم البرامج.
• التنسيق مع زملاء المركز لضمان توفر الموارد المناسبة والكافية بما في ذلك المتطوعين والمواد والإمدادات لجميع البرامج والفعاليات والأنشطة. العمل كموارد للبرامج للزملاء والإشراف على مشاركة المتطوعين.
• نقل المعلومات الأساسية للمتطوعين، بما في ذلك فتحات المناوبة، وتغييرات السياسة، وفرص التطوير، إلخ. الحفاظ على وتوليد تقارير من قاعدة بيانات المتطوعين المتعلقة بالساعات التي عملت، والطلبات قيد المعالجة/المستلمة، إلخ.
• توجيه المتطوعين المحتملين خلال عملية التقديم. مساعدة في تنسيق التدريب أثناء العمل للمتطوعين. تنفيذ فعاليات تقدير المتطوعين وتشغيل تقارير مثل جوائز الإنجاز/أعياد الميلاد، إلخ. نقل اقتراحات تحسين المتطوعين إلى زملاء USO. تقديم ترشيحات متطوع الربع.
• قد يُطلب منك تشغيل مركبة USO أو مركبة شخصية.
• مهام أخرى كما هو موضح، بما في ذلك شغل مكان مدير عمليات المركز أو غيره من المناصب، حسب توجيه القادة الكبار.
مواصفات الوظيفة
• دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله.
• أكثر من سنتين من الخبرة العملية في إدارة الفعاليات، التسويق، البيع بالتجزئة، خدمة العملاء، مرافق الترفيه أو دور ذي صلة. يفضل الخبرة ذات الصلة في منظمة غير ربحية أو عسكرية أو متعددة الثقافات و/أو عالمية.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين، خدمة العملاء وحل المشكلات. القدرة على التفاعل مع قيادة USO، والجمهور العام والجماهير العسكرية على مستويات متنوعة مع النزاهة والاحترافية.
• إتقان استخدام أجهزة الكمبيوتر والمعدات الإلكترونية. معرفة عملية بمختلف البرامج والتطبيقات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر مجموعة Microsoft Office. معرفة عامة بمختلف البرامج والتطبيقات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر برامج إدارة المتطوعين ومنصات التواصل الاجتماعي. يفضل الخبرة مع Digital Cheetah.
• القدرة المثبتة على ممارسة الحكم السليم فيما يتعلق بالمواضيع المثيرة للجدل و/أو الحساسة ثقافياً. القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحساسية ورشاقة.
• القدرة المثبتة على إظهار المبادرة، والدافع الذاتي، والانتباه للتفاصيل مع القدرة على إدارة مشاريع متعددة ذات أولويات متنافسة. القدرة على التكيف بسرعة وسهولة مع احتياجات المنظمة المتغيرة.
• القدرة على تحقيق النتائج المطلوبة أثناء العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق.
• القدرة على أداء الرياضيات الأساسية واتباع إجراءات التعامل مع النقد/التبرعات والتقارير، والوظائف التجارية/المحاسبية بما في ذلك إدارة المشاريع وتسوية الميزانية.
• الرغبة والقدرة على العمل في ساعات غير عادية حسب الحاجة.
• معرفة عامة بالمجتمع العسكري مفضلة.
• القدرة على الحصول على والحفاظ على المؤهلات اللازمة للوصول إلى مواقع ومرافق مراكز USO بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الأمن، وعمليات فحص الائتمان و/أو الخلفية، وحالة SOFA، ورخصة قيادة سارية.
• القدرة على الحصول على والحفاظ على جواز سفر أمريكي ساري ورخصة قيادة أجنبية سارية* (في المواقع/المناطق المعنية)
• يجب أن تكون مدافعًا قويًا عن مهمة USO.