مساعد كبير الموظفين التنفيذيين

Informatique Education

1. الدعم التنفيذي

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والسفر (مصر، الكويت، عمان، قطر، البحرين).
• تحديد أولويات المهام اليومية وتقديم التذكيرات والمتابعات.
• صياغة رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، ورسائل الأعمال، ومنشورات لينكد إن نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• إعداد محاضر الاجتماعات، والملخصات، وعناصر العمل، والتأكد من متابعة جميع النقاط.

2. التنسيق الاستراتيجي والتشغيلي

• متابعة مع جميع الأقسام (المالية، المشاريع، المبيعات، الموارد البشرية، الدعم) نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• متابعة تقدم المشاريع ذات الأولوية (UOFC، SQU، KTech، UTAS، مشاريع قطر، الخريجين، القبول، اللوائح، إلخ).
• مراقبة المخرجات، والجداول الزمنية، وتصعيد التأخيرات.
• المساعدة في إعداد لوحات المعلومات والتقارير الأسبوعية للرئيس التنفيذي.

3. التواصل مع العملاء والشركاء

• التنسيق مع العملاء والشركاء، جدولة الاجتماعات، والحفاظ على تواصل مهني دافئ.
• متابعة مع الجامعات والشركاء بشأن الإجراءات المعلقة (العقود، الفواتير، المخرجات).
• دعم الرئيس التنفيذي في إعداد العروض التقديمية، والعروض، والمستندات للعملاء الرئيسيين.

4. إدارة المكتب وتنسيق الموارد البشرية

• دعم استيعاب الموظفين الجدد، وإعداد العقود، والأعمال الورقية.
• تنسيق الأمور المتعلقة بالمكتب (الإيجار، اللوازم، اللوجستيات).
• المساعدة في تنظيم أحداث الفريق، والزيارات، ورحلات العمل.

5. المساعدة الشخصية والسفر

• التعامل مع المواعيد الشخصية، وحجوزات السفر، وحجوزات الفنادق، والتذكيرات.
• الحفاظ على السرية في الأمور الشخصية.
• دعم الرئيس التنفيذي في تخطيط السفر العائلي، والمستندات، والجدول الزمني.

6. التوثيق والتقارير

• إعداد PPTs، وExcel، ومتتبعات، وتقارير حسب الطلب.
• الحفاظ على سجلات منظمة وأنظمة حفظ الملفات.
• متابعة المدفوعات، والفواتير، وإعداد ملخصات لمتابعة الشؤون المالية.

المهارات المطلوبة والمؤهلات

• 3-7 سنوات من الخبرة كمدير تنفيذي، مدير مكتب، منسق عمليات، أو ما شابه.
• إجادة اللغة الإنجليزية (محادثة وكتابة).
• مهارات قوية في: PowerPoint، Excel، Google Workspace، Outlook، متتبعات المهام.
• القدرة على التعامل مع الضغط، والقيام بمهام متعددة، والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
• سرية عالية، احترافية، ومهارات تواصل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرة.

سمات الشخصية

• منظمة للغاية ومرتبة
• مcommunicator ممتاز
• موثوق به مع المعلومات الحساسة
• متعلم سريع
• استباقي وموجه نحو الحلول
• هادئ، محترف، ويمكن الاعتماد عليه
• حضور مؤسسي مصقول