مدير مكتب الرئيس التنفيذي

cyberani solutions

مدير مكتب الرئيس التنفيذي سيتولى الإشراف والتنسيق لجميع أنشطة مكتب الرئيس التنفيذي، لضمان سير العمليات بسلاسة، والتواصل الفعال، والتنفيذ في الوقت المناسب للأولويات. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، وحسن التصرف، والقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة، مع العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين.

المسؤوليات:

1. الدعم التنفيذي

• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، والتنسيق للقاءات.
• فرز وترتيب الأولويات للطلبات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات لاهتمام الرئيس التنفيذي.
• إعداد مواد الإحاطة، والتقارير، والعروض التقديمية للرئيس التنفيذي.
• تتبع إجراءات المتابعة من الاجتماعات وضمان الانتهاء في الوقت المناسب.

2. عمليات المكتب

• الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي لضمان الكفاءة والتنظيم.
• الحفاظ على السجلات السرية، والملفات، والمعلومات الحساسة.
• تنسيق ترتيبات السفر، والجداول الزمنية، واللوجستيات ذات الصلة للرئيس التنفيذي.

3. التواصل والتنسيق

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا، والموظفين، والعملاء، والشركاء.
• صياغة ومراجعة المراسلات، والتقارير، والمستندات الرسمية باسم الرئيس التنفيذي.
• تسهيل تدفق المعلومات الفعال بين مكتب الرئيس التنفيذي والأقسام الأخرى.

4. الدعم الاستراتيجي والإداري

• المساعدة في مراقبة المبادرات الاستراتيجية والمشاريع التي يقودها الرئيس التنفيذي.
• إجراء الأبحاث، وجمع البيانات، وتقديم الدعم التحليلي لصنع القرار.
• تنسيق المشاريع الخاصة والاجتماعات رفيعة المستوى، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة

5. إدارة العمل الشخصي والمهني

• إدارة المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي، لضمان تكامل سلس بين العمل والحياة الشخصية.
• التعامل مع المواعيد الشخصية، والمهام، وغيرها من الأمور الشخصية حسب الحاجة.
• ضمان توازن والتوافق بين التزامات الرئيس التنفيذي الشخصية والمهنية وأولوياتهم.
• الحفاظ على أعلى مستوى من حسن التصرف والسرية في التعامل مع الأمور الشخصية الحساسة.

6. مسؤوليات إضافية

• الإشراف على المراسلات الشخصية والاتصالات باسم الرئيس التنفيذي.
• تنظيم الأحداث الشخصية، مثل التجمعات العائلية أو المناسبات الاجتماعية، حسب الحاجة.
• إدارة النفقات الشخصية، والفواتير، والسجلات المالية بدقة وسرية.

,المتطلبات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة، أو مجال ذي صلة (يفضل درجة الماجستير).
• خبرة من 7 إلى 10 سنوات في الدعم التنفيذي أو إدارة المكتب، ويفضل في بيئة الشركات أو متعددة الجنسيات.
• مهارات تنظيمية، وحل المشكلات، وإدارة المهام المتعددة قوية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office والأدوات الإنتاجية ذات الصلة.
• مستوى عالٍ من حسن التصرف، والمهنية، والنزاهة.

الكفاءات الرئيسية:

• التفكير الاستراتيجي وفطنة الأعمال
• مهارات قوية في العلاقات الشخصية وإدارة المساهمين
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة
• الاهتمام بالتفاصيل ودقة عالية
• القدرة على التكيف ونهج استباقي لحل المشكلات