مدير مكتب الرئيس التنفيذي

cyberani solutions

مدير مكتب الرئيس التنفيذي سيشرف على وتنسيق جميع أنشطة مكتب الرئيس التنفيذي، مع ضمان سلاسة العمليات، والتواصل الفعال، والتنفيذ في الوقت المناسب للأولويات. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيم استثنائية، وحسن التصرف، والقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى أثناء العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين.

المسؤوليات:

1. الدعم التنفيذي

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
• تصفية وترتيب الطلبات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات لاهتمام الرئيس التنفيذي.
• إعداد مواد الإحاطة، والتقارير، والعروض التقديمية للرئيس التنفيذي.
• تتبع إجراءات المتابعة من الاجتماعات وضمان إكمالها في الوقت المحدد.

2. عمليات المكتب

• الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي لضمان الكفاءة والتنظيم.
• الحفاظ على السجلات، والملفات، والمعلومات الحساسة بسرية.
• تنسيق ترتيبات السفر، ومسارات الرحلات، واللوجستيات ذات الصلة للرئيس التنفيذي.

3. الاتصال والتنسيق

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا، والموظفين، والعملاء، والشركاء.
• صياغة ومراجعة المراسلات، والتقارير، والمستندات الرسمية نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تسهيل تدفق المعلومات الفعّال بين مكتب الرئيس التنفيذي والأقسام الأخرى.

4. الدعم الاستراتيجي والإداري

• المساعدة في مراقبة المبادرات الاستراتيجية والمشاريع التي يقودها الرئيس التنفيذي.
• إجراء الأبحاث، وجمع البيانات، وتقديم الدعم التحليلي لعملية اتخاذ القرار.
• تنسيق المشاريع الخاصة والاجتماعات رفيعة المستوى، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة

5. إدارة العمل الشخصية والمهنية

• إدارة المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي، مع ضمان التكامل السلس بين العمل والحياة الشخصية.
• التعامل مع المواعيد الشخصية، والمهام، وغيرها من الأمور الشخصية حسب الحاجة.
• ضمان توازن التزامات الرئيس التنفيذي الشخصية والمهنية وتوافقها مع أولوياتهم.
• الحفاظ على أعلى مستوى من حسن التصرف والسرية في التعامل مع الأمور الشخصية الحساسة.

6. المسؤوليات الإضافية

• الإشراف على المراسلات والاتصالات الشخصية نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم الأحداث الشخصية، مثل التجمعات العائلية أو الارتباطات الاجتماعية، حسب الحاجة.
• إدارة النفقات الشخصية، والفواتير، والسجلات المالية بدقة وسرية.

،المتطلبات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة (يفضل درجة الماجستير).
• خبرة لا تقل عن 7-10 سنوات في الدعم التنفيذي أو إدارة المكتب، ويفضل أن تكون في بيئة الشركات أو الشركات المتعددة الجنسيات.
• مهارات تنظيمية قوية، ومهارات حل المشاكل، والقدرة على تعدد المهام.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية
• إجادة مجموعة Microsoft Office وأدوات الإنتاجية ذات الصلة.
• مستوى عالٍ من حسن التصرف، والمهنية، والنزاهة.

الكفاءات الأساسية:

• التفكير الاستراتيجي وفهم الأعمال
• مهارات قوية في العلاقات الشخصية وإدارة المساهمين
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة العالية
• القدرة على التكيف ونهج استباقي لحل المشكلات