مدير مكتب الرئيس التنفيذي

cyberani solutions

مدير مكتب الرئيس التنفيذي سيكون مسؤولاً عن الإشراف وتنسيق جميع أنشطة مكتب الرئيس التنفيذي، لضمان سير العمليات بسلاسة، والتواصل الفعال، والتنفيذ في الوقت المناسب للأولويات. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وحرص، والقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة مع العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين.

المسؤوليات:

1. الدعم التنفيذي

• إدارة جدول الرئيس التنفيذي، وتحديد مواعيد الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
• تصفية وتحديد أولويات الطلبات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات لاهتمام الرئيس التنفيذي.
• إعداد مواد الإحاطة، والتقارير، والعروض التقديمية للرئيس التنفيذي.
• تتبع الإجراءات المتبعة من الاجتماعات وضمان إكمالها في الوقت المناسب.

2. عمليات المكتب

• الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي لضمان الكفاءة والتنظيم.
• الحفاظ على السجلات والملفات والمعلومات الحساسة بشكل سري.
• تنسيق ترتيبات السفر، ومسارات الرحلات، واللوجستيات ذات الصلة للرئيس التنفيذي.

3. التواصل والتنسيق

• العمل كحلقة وصل رئيسية بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا، والموظفين، والعملاء، والشركاء.
• صياغة ومراجعة المراسلات والتقارير والوثائق الرسمية نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تسهيل تدفق المعلومات الفعال بين مكتب الرئيس التنفيذي والإدارات الأخرى.

4. الدعم الاستراتيجي والإداري

• المساعدة في مراقبة المبادرات والمشاريع الاستراتيجية التي يقودها الرئيس التنفيذي.
• إجراء البحوث، وجمع البيانات، وتقديم الدعم التحليلي لاتخاذ القرارات.
• تنسيق المشاريع الخاصة والاجتماعات عالية المستوى، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة

5. إدارة العمل الشخصي والمهني

• إدارة المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي، مع ضمان التكامل السلس بين العمل والحياة الشخصية.
• التعامل مع المواعيد الشخصية، والمهام، وغيرها من الأمور الشخصية حسب الحاجة.
• ضمان توازن التزامات الرئيس التنفيذي الشخصية والمهنية وتوافقها مع أولوياتهم.
• الحفاظ على أعلى مستوى من الحرص والسرية في التعامل مع الأمور الشخصية الحساسة.

6. مسؤوليات إضافية

• الإشراف على المراسلات والتواصل الشخصي نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم الأحداث الشخصية، مثل التجمعات العائلية أو المشاركات الاجتماعية، حسب الحاجة.
• إدارة النفقات الشخصية، والفواتير، والسجلات المالية بدقة وسرية.

,requirements:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة (يفضل درجة الماجستير).
• حد أدنى من 7 إلى 10 سنوات من الخبرة في الدعم التنفيذي أو إدارة المكتب، ويفضل في بيئة الشركات أو الشركات متعددة الجنسيات.
• مهارات تنظيمية قوية، وحل المشكلات، والقدرة على تعدد المهام.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية
• إجادة مجموعة برامج Microsoft Office والأدوات الإنتاجية ذات الصلة.
• مستوى عالٍ من الحرص، والاحتراف، والنزاهة.

الكفاءات الأساسية:

• التفكير الاستراتيجي وفهم الأعمال
• مهارات قوية في التعامل مع الأشخاص وإدارة المساهمين
• القدرة على العمل تحت الضغط وتلبية المهل الزمنية الضيقة
• الاهتمام بالتفاصيل ودقة عالية
• القدرة على التكيف والنهج الاستباقي لحل المشكلات