مدير مكتب الرئيس التنفيذي

cyberani solutions

مدير مكتب الرئيس التنفيذي سيتولى الإشراف وتنسيق جميع أنشطة مكتب الرئيس التنفيذي، لضمان سير العمليات بسلاسة، والتواصل الفعال، والتنفيذ في الوقت المناسب للأولويات. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، وتقدير، والقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى، مع العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين.

المسؤوليات:

1. الدعم التنفيذي

• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، وتحديد الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
• تصفية وترتيب الطلبات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات التي تحتاج إلى انتباه الرئيس التنفيذي.
• إعداد مواد الإحاطة، والتقارير، والعروض التقديمية للرئيس التنفيذي.
• تتبع إجراءات المتابعة من الاجتماعات وضمان إتمامها في الوقت المناسب.

2. عمليات المكتب

• الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي لضمان الكفاءة والتنظيم.
• الحفاظ على السجلات السرية، والملفات، والمعلومات الحساسة.
• تنسيق ترتيبات السفر، والمسارات، واللوجستيات ذات الصلة للرئيس التنفيذي.

3. التواصل والتنسيق

• العمل كحلقة وصل رئيسية بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا، والموظفين، والعملاء، والشركاء.
• صياغة ومراجعة المراسلات، والتقارير، والمستندات الرسمية نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تسهيل تدفق المعلومات الفعال بين مكتب الرئيس التنفيذي والأقسام الأخرى.

4. الدعم الاستراتيجي والإداري

• المساعدة في مراقبة المبادرات الاستراتيجية والمشاريع التي يقودها الرئيس التنفيذي.
• إجراء أبحاث، وجمع بيانات، وتقديم دعم تحليلي لعملية اتخاذ القرار.
• تنسيق المشاريع الخاصة والاجتماعات رفيعة المستوى، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة

5. إدارة العمل الشخصي والمهني

• إدارة المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي، لضمان تكامل العمل والحياة الشخصية بسلاسة.
• التعامل مع المواعيد الشخصية، والمهام، وغيرها من الأمور الشخصية حسب الحاجة.
• ضمان توازن الالتزامات الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي مع أولوياتهم.
• الحفاظ على أعلى مستوى من التقدير والسرية في التعامل مع الأمور الشخصية الحساسة.

6. مسؤوليات إضافية

• الإشراف على المراسلات الشخصية والتواصل نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم الأحداث الشخصية، مثل التجمعات العائلية أو المناسبات الاجتماعية، حسب الحاجة.
• إدارة النفقات الشخصية، والفواتير، والسجلات المالية بدقة وسرية.

,requirements:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة، أو مجال ذي صلة (يفضل درجة الماجستير).
• حد أدنى من 7-10 سنوات من الخبرة في الدعم التنفيذي أو إدارة المكتب، ويفضل في بيئة شركات أو متعددة الجنسيات.
• مهارات تنظيمية قوية، وحل المشكلات، وإدارة المهام المتعددة.
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأدوات الإنتاجية ذات الصلة.
• مستوى عالٍ من التقدير، والاحترافية، والنزاهة.

المهارات الأساسية:

• التفكير الاستراتيجي وفطنة الأعمال
• مهارات التعامل مع الآخرين وإدارة المساهمين القوية
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة العالية
• القدرة على التكيف والنهج الاستباقي في حل المشكلات