مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومدير المكتب

ILUJIS

إدارة الجداول الزمنية والمواعيد:

• جدولة المواعيد، الاجتماعات، والفعاليات، وضمان إدارة الوقت بشكل فعال لصاحب العمل.

إدارة المراسلات:

• التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، وأشكال أخرى من الاتصال، وتصنيف الرسائل وتحديد أولوياتها لصاحب العمل.

ترتيبات السفر:

• حجز الرحلات، الإقامة، ووسائل النقل، وإنشاء جداول سفر مفصلة.

إدارة الاجتماعات:

• إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، والمتابعة بشأن عناصر العمل.

إعداد التقارير والعروض التقديمية:

• تجميع المعلومات، وصياغة الوثائق، وإنشاء العروض التقديمية للاستخدام التجاري أو الشخصي.

تنسيق الفعاليات:

• تنظيم وتنسيق الفعاليات، سواء كانت شخصية أو مهنية، مثل المؤتمرات، الحفلات، أو الاجتماعات.

إدارة الشؤون المالية:

• إدارة الميزانيات، دفع الفواتير، والتواصل مع المستشارين الماليين (قد تقتصر على الأمور المالية الشخصية).

الدعم العام:

• تقديم أشكال مختلفة من الدعم لصاحب العمل، مثل البحث، جمع المعلومات، والمهام الإدارية.

السرية:

• الحفاظ على سرية صارمة بشأن المعلومات الحساسة والشؤون الشخصية.

مهارات الاتصال والتواصل الشخصي:

• مهارات الاتصال الممتازة (كتابية وشفهية) ضرورية للتفاعل مع العملاء، والزملاء، وأصحاب المصلحة الآخرين.

• المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة الجداول الزمنية، جدولة المواعيد، وتحديد أولويات المهام بفعالية.
• إدارة الوقت: موازنة المهام المتعددة والمواعيد النهائية مع إدارة جداول المساعد وصاحب العمل.
• مهارات الاتصال (شفهي & كتابي): التواصل الواضح والدقيق للتفاعل مع مختلف الأفراد، داخليًا وخارجيًا.
• السرية والخصوصية: التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية وموثوقية.
• المعرفة بالكمبيوتر وكفاءة البرمجيات: الخبرة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وغيرها من البرامج ذات الصلة.
• إدارة المهام المتعددة: القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد وتحديد الأولويات بفعالية.
• الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة وتقليل الأخطاء في جميع المهام.
• المهارات الشخصية: مهارات اجتماعية وتواصل قوية للتفاعل مع الأشخاص على جميع المستويات.
• القدرة على التكيف والمرونة: التكيف مع الأولويات والمواقف المتغيرة.