رئيس هيئة الأركان

Client of Marcilly Recruitment

عميل مارسيلي للتوظيف، شركة استثمار خاصة دولية، تبحث عن مساعد تنفيذي ذو خبرة ومدير مكتب لدعم مكتبهم في دبي الذي يضم أكثر من 30 شخصًا في مركز دبي المالي العالمي. ستتضمن المهام الأساسية للمساعد التنفيذي دعم المدير التنفيذي للعمليات بشكل أساسي، ثم تقديم دعم إضافي للمدير المالي والمستشار القانوني العام.

هذه وظيفة مهمة تمنح المساعد التنفيذي ومدير المكتب الناجح الفرصة لدعم العمليات، والعمل مع مساعد الموارد البشرية لإدارة الموارد البشرية في المنطقة، والامتثال والتواصل مع مركز دبي المالي العالمي، وأي مشاريع مكتبية أخرى ودعم العمليات.

عميلنا في الاستثمار الخاص يبحث بشكل مثالي عن شخص لديه خبرة سابقة في الخدمات المالية وعمل في الإمارات العربية المتحدة، ويفضل أن يكون في مركز دبي المالي العالمي حتى يفهم القوانين واللوائح، وعمليات الفيزا وما إلى ذلك.

مهام ومسؤوليات المساعد التنفيذي ومدير المكتب

• إدارة المواعيد، إدارة طلبات الاجتماعات مع الأطراف الداخلية والخارجية، وضمان الترتيبات الصحيحة. جدولة الاجتماعات الإدارية/الحكومية المتكررة، وضمان النصاب وإعادة التعديل حسب الحاجة. البحث عن وإيجاد الحلول لتعارضات المواعيد بشكل استباقي. ضمان سير اليوم بسلاسة.
• التواصل مع الصناديق والأطراف الخارجية الأخرى قبل الاجتماعات لضمان سير العمل بسلاسة.
• حجز الغرف والموارد لأي اجتماعات.
• إعداد وتوزيع الوثائق للاجتماعات. المشاركة في الاجتماعات حسب الحاجة، وتدوين المحاضر، والأجندات، إلخ.
• إدارة السفر، التخطيط للسفر بشكل استباقي قبل السفر المنتظم. إعداد جداول السفر وفقًا للتعليمات المحددة. ضمان حجز السفر وفقًا للسياسة، مع ضمان قيمة مقابل المال. حجز الرحلات والفنادق عبر وكيل السفر، والحصول على الأذونات، وضمان تذاكر الرحلات وتدوينها. ترتيب وسائل النقل الأرضية حسب الحاجة. عند عدم توافر الفنادق المفضلة أو عدم توافقها مع الميزانية، استكشاف خيارات بديلة. ضمان احتفاظ المسافر بالوثائق المطلوبة للسفر وترتيب الفيزا حسب الحاجة. تطبيق ترميز التكاليف الصحيح على جميع جوانب الحجز.
• الامتثال: الحفاظ على سجلات الامتثال. المساعدة في تدقيق الامتثال.
• إعداد الوثائق، إعداد الأجندات والمحاضر للاجتماعات حسب الطلب. ترتيب تنفيذ الوثائق، إدارة التوزيع والملفات اللاحقة. طباعة وتجليد العروض التقديمية والمواد وفقًا للمعايير المطلوبة. تحفيز الفريق بشكل استباقي لاحتياجات الوثائق قبل الاجتماعات والسفر.
• إجراء الأبحاث وإبلاغ النتائج حسب الطلب.
• إدارة المالية: إعداد تقارير النفقات للفريق حسب الطلب باستخدام البرنامج المخصص. ضمان تطبيق الترميز الصحيح. ضمان الدفع السريع للفواتير. مساعدة قسم الحسابات الدائنة في الحصول على الفواتير الموجهة بشكل صحيح. تقديم تسويات بطاقات الائتمان على أساس شهري.
• مساعدة المدير المالي والفريق في تخطيط الميزانية وطلبات التدقيق.
• العمل الجماعي مع المكتب، تغطية الآخرين أثناء الغياب المخطط وغير المخطط. العمل كجزء من فريق المساعدين التنفيذيين دوليًا. المساعدة في أنشطة الفريق أو المكتب عند الحاجة.
• الدعم في الموارد البشرية للمكتب، إدارة توظيف وإنهاء الموظفين، تأشيرات العمل، المزايا، إلخ.
• إدارة بوابة مركز دبي المالي العالمي، وضمان الامتثال وتحديث سجلات الشركة.
• إدارة المكتب: التواصل مع المقاولين لأية صيانة، إدارة عقود الموردين للمكتب، التأمينات، إلخ.
• إدارة موظف الاستقبال بالمكتب.
• تلبية الطلبات والمشاريع غير المخطط لها للمكتب.
• تقديم الدعم خارج ساعات العمل للفريق حسب الحاجة.

المهارات والكفاءات: MS Office Outlook، Word، Excel. خبرة سابقة في دعم الإدارة العليا في العمليات والإدارة، ويفضل في استثمار خاص.