مدير مكتب CIMF

CI Capital Holding

غرض الدور:

يوفر مهام السكرتارية للمدير العام لـ CIMF والفريق ويدعم العمليات من خلال الحفاظ على مسؤوليات سكرتارية وإدارية معقدة

مسؤوليات الدور (بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر):

• ينظم ويخطط وينسق الاجتماعات مع المعنيين داخليًا/خارجيًا.
• يستعرض ويمحص المراسلات الواردة، ويعد المراسلات الصادرة، ويعالج الوثائق حسب الحاجة.
• يضمن التعامل مع جميع استفسارات المكالمات الهاتفية في الوقت المناسب وبطريقة فعالة، بما في ذلك التعامل مع الاستفسارات وإعادة توجيهها.
• ينفذ جميع الأعمال السكرتارية المطلوبة بطريقة فعالة.
• يتعامل مع تحديد أولويات البريد الإلكتروني، ويقوم بمتابعة الأمور المعلقة وينسق مع الأشخاص المعنيين لإنجاز المهام.
• يعمل كحلقة وصل بين الرهن العقاري وجميع أقسام CI Capital.

المهارات الخاصة بالوظيفة:

• ذو خبرة في التعامل مع معلومات سرية للغاية.
• اهتمام كبير بالتفاصيل.
• قدرة قوية على حل المشكلات.
• سلوك إيجابي وموجه نحو الخدمة.

الكفاءات الأساسية:

المبادرة وحل المشكلات:

• يقدم اقتراحات لتحسين جودة عمليات العمل
• منفتح على الأفكار الجديدة ويسأل أسئلة للتأكد من الفهم
• يبذل جهدًا إضافيًا في حالات الأزمات؛ يسعى جاهدًا لضمان تحقيق الهدف

القدرة على التكيف والمرونة:

• يستجيب بشكل إيجابي للتغيير، ويحاول طرقًا جديدة لتحقيق الأهداف وحل المشكلات
• يظهر انفتاحًا على تغيير أولويات العمل والمواعيد النهائية
• يبحث عن آراء وتجارب الآخرين لفهم طرق العمل المختلفة
• يعدل سلوكه ليلبي احتياجات الأشخاص والظروف المختلفة

العمل مع الآخرين:

• يعامل الآخرين بمجاملة واحترام بغض النظر عن ضغوط العمل
• يدعم الزملاء عندما يكونون تحت الضغط
• يدرك تأثير ذاته على أداء الفريق العام ويبحث بنشاط عن التواصل معهم
• يبني علاقات بسرعة مع الأشخاص على جميع المستويات ومن خلفيات مختلفة

التواصل الفعال:

• يشارك المعلومات والمعرفة
• يحدث الزملاء والمشرفين عن حالة المشروع/المهمة
• يستمع لفهم الأمور، ويسعى للحصول على آراء الآخرين والتوضيح عند الحاجة

الكفاءات الخاصة بالوظيفة:

المهارات الإدارية:

• النقطة الأولى للتواصل بين المدير والآخرين لضمان وجود تواصل جيد وصورة إيجابية
• يمكنه التعامل بثقة مع مجموعة واسعة من الأشخاص
• يتبع تعليمات المدير لإعداد الموجزات والحصول على أي معلومات أخرى مطلوبة، من خلال معرفة معقولة بالأعمال
• مدرك لضرورة السرية في التعامل مع جوانب عمل المدير