مشرف حجز العنقود Rosewood Hotels and Resorts

ملخص الوظيفة

المشرف على الحجوزات مسؤول عن الإشراف على فريق الحجوزات وضمان تقديمهم لمستويات استثنائية من الخدمة تفوق تلك المتوقعة من فندق فائق الرفاهية. لدعم الفريق في الاستجابة لجميع طلبات الحجوزات (للغرف والمطاعم) بطريقة جذابة بهدف تحويل كل طلب إلى حجز مؤكد باستخدام استراتيجية البيع التي وضعتها الفندق. تأكد من أن جميع الأوراق والإدارة اللازمة موجودة للحجوزات التي تم أخذها وأن المعلومات قد تم تحديثها بدقة في نظام إدارة الممتلكات و/أو نظام إدارة الطاولات.

المهام والمسؤوليات الأساسية

• دعم مدير الحجوزات في إدارة قسم الحجوزات يوميًا.
• الرد على جميع الاستفسارات الهاتفية بطريقة جذابة مع الالتزام بمعايير الاتصال بالفندق بهدف تحويل الاستفسار إلى حجز.
• تأكد من معالجة جميع الحجوزات الواردة عبر الرسائل/البريد الإلكتروني في غضون 10 دقائق، وإرسال التأكيد في غضون ساعتين (باستثناء الليل)، باستخدام الإنجليزية الصحيحة نحويًا وخالية من الأخطاء الإملائية.
• تأكد من معالجة جميع الحجوزات المستلمة من وكلاء الجملة ووكلاء السفر عبر الإنترنت.
• تأكد من وجود وسيلة دفع صالحة لجميع الحجوزات المدخلة في نظام إدارة الممتلكات وتنبيه إدارة الفريق بشأن أي مشاكل محتملة في الدفع في الوقت المناسب.
• امتلاك معرفة شاملة بمنتجات وخدمات الفندق واستخدام مصطلحات مناسبة في وصفها.
• امتلاك معرفة شاملة بترقيات ومفاهيم المنافذ.
• فرض والالتزام بسياسات الإلغاء والتأكد من معالجة أي رسوم ذات صلة في يوم تكبدها.
• تقديم حجوزات المراسلات وفقًا لمعايير الفندق والتأكد من أن نظام الملفات منظم ومرتب.
• تأكد من معالجة جميع الودائع المقدمة يوميًا.
• تأكد من معالجة جميع الخصومات وعدم الحضور يوميًا وأنه يتم البحث عنها والرد عليها بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب وتسجيلها وفقًا لذلك.
• تأكد من إكمال جميع المهام من قبل وكلاء الحجوزات كما هو موضح في الورديات.
• تقديم التدريب لجميع الوكلاء الجدد وتسهيل خطة التدريب المستمرة لكل عضو في الفريق مع الحفاظ على سجلات التدريب المناسبة وفقًا لذلك.
• جمع وصيانة سجلات جيدة من إجراءات التشغيل القياسية والمستندات الإدارية.
• مساعدة مدير الحجوزات في التقارير الأسبوعية والشهرية حسب الطلب.
• إعداد جدول العمل الشهري والرواتب الأسبوعية في غياب مساعد مدير الحجوزات.
• امتلاك معرفة شاملة بجميع الأنظمة المستخدمة على سبيل المثال، PMS/CRS/حجز المطاعم.
• تأكد من أن فريق الحجوزات على علم بالعروض/الأسعار الجديدة، وترقيات/خصومات/عروض المنافذ.
• امتلاك معرفة عملية بمواقع وكلاء السفر عبر الإنترنت ومواقع الجملة بما يكفي للوصول إلى تفاصيل الحجوزات من أجل إدخال الحجوزات في نظام إدارة الممتلكات والتحقق من الحجوزات كجزء من فحص الوصول.
• تحديد الشركات الجديدة أو الوكلاء الجدد الذين يتواصلون مع الفندق وتمريرهم إلى فريق المبيعات حيث يمثلون أعمالًا محتملة في المستقبل.
• المشاركة في رحلات التعرف وتذوق القوائم حسب الحاجة.
• فهم أهداف القسم وتوقعاته بالنسبة للغرف والمنافذ.
• المحافظة على مظهر شخصي مرتب ونظيف والالتزام بمعايير ملابس الفندق وتصفيف الشعر.

المسؤوليات القياسية

• الامتثال والالتزام بسياسات شركة روزوود.
• تولي مهام أخرى بالإضافة إلى المذكورة، في إطار معقول.
• كن سفيرًا للعلامة التجارية في جميع الأوقات وتأكد من الحفاظ على نزاهة ووضوح العلامة التجارية دائمًا.
• نموذج ثقافة الشركة ورؤيتها ومهمتها وقيمها الأساسية في جميع الأوقات.