مشرف حجز العنقود Rosewood Hotels and Resorts

ملخص الوظيفة

مشرف الحجوزات مسؤول عن الإشراف على فريق الحجوزات وضمان تقديمهم لمستويات استثنائية من الخدمة تتجاوز تلك المتوقعة من فندق فائق الفخامة. لدعم الفريق في الرد على جميع طلبات الحجوزات (لكلا من الغرف والمطاعم) بطريقة جذابة بهدف تحويل كل طلب إلى حجز مؤكد باستخدام استراتيجية البيع المحددة من قبل الفندق. تأكد من وجود جميع الأوراق اللازمة والإدارة للحجوزات المأخوذة وأن المعلومات محدثة بدقة في نظام إدارة الممتلكات و/أو نظام إدارة الطاولات.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية

• دعم مدير الحجوزات في إدارة قسم الحجوزات يوميًا.
• الرد على جميع الاستفسارات الهاتفية بطريقة جذابة مع الالتزام بمعايير الاتصال بالفندق بهدف تحويل الاستفسار إلى حجز.
• تأكد من معالجة جميع الحجوزات الواردة من الرسائل/البريد الإلكتروني في غضون 10 دقائق، وإرسال التأكيد في غضون ساعتين (باستثناء الليل)، باستخدام الإنجليزية الصحيحة نحويًا وخالية من الأخطاء الإملائية.
• تأكد من معالجة جميع الحجوزات المستلمة من وكلاء الجملة ووكلاء السفر عبر الإنترنت.
• تأكد من وجود طريقة دفع صالحة لجميع الحجوزات المدخلة في نظام إدارة الممتلكات وإخطار إدارة الفريق بأي مشكلات محتملة تتعلق بالدفع في الوقت المناسب.
• امتلك معرفة شاملة بمنتجات وخدمات الفندق واستخدم لغة مناسبة في وصفها.
• امتلك معرفة شاملة بالترويج والمفاهيم الخاصة بالمنافذ.
• فرض والالتزام بسياسات الإلغاء والتأكد من معالجة أي رسوم ذات صلة في يوم حدوثها.
• أرشفة مراسلات الحجوزات وفقًا لمعايير الفندق والتأكد من أن نظام الأرشفة منظم ومرتب.
• تأكد من معالجة جميع الودائع المقدمة يوميًا.
• تأكد من معالجة جميع الخصومات والحضور الغير موجود يوميًا وأنها تُبحث وتُرد عليها بطريقة مناسبة وفعالة وتُسجل وفقًا لذلك.
• تأكد من إكمال جميع المهام من قبل وكلاء الحجوزات كما هو موضح في النوبات.
• تقديم التدريب لجميع الوكلاء الجدد وتسهيل خطة التدريب المستمرة لكل عضو في الفريق مع الحفاظ على سجلات التدريب المناسبة وفقًا لذلك.
• جمع والحفاظ على سجلات جيدة من إجراءات التشغيل القياسية والمستندات الخاصة بالقسم.
• مساعدة مدير الحجوزات في التقارير الأسبوعية والشهرية عند الطلب.
• إعداد جدول العمل الشهري وكشوف الرواتب الأسبوعية في غياب مساعد مدير الحجوزات.
• امتلك معرفة شاملة بجميع الأنظمة المستخدمة مثل، PMS/CRS/حجز المطاعم.
• تأكد من أن فريق الحجوزات على علم بالحزم/الأسعار الجديدة، والترويج/الخصومات/العروض الخاصة بالمنافذ.
• امتلك معرفة عملية بمواقع وكلاء السفر عبر الإنترنت والمواقع الخارجية لوكلاء الجملة بما يكفي للوصول إلى تفاصيل الحجوزات من أجل إدخال الحجوزات في نظام إدارة الممتلكات والتحقق من الحجوزات كجزء من فحص الوصول.
• تحديد الشركات الجديدة أو الوكلاء الجدد الذين يتواصلون مع الفندق وإحالتهم إلى فريق المبيعات حيث تمثل هذه الأعمال المحتملة في المستقبل.
• المشاركة في رحلات التعارف وتذوق القوائم حسب الحاجة.
• فهم أهداف القسم وتوقعاته بالنسبة للغرف والمنافذ.
• الحفاظ على مظهر شخصي مرتب ونظيف والالتزام بمعايير الملابس والعناية بالفندق.

المسؤوليات القياسية

• الامتثال والالتزام بسياسات شركة روزوود.
• تحمل مهام أخرى بالإضافة إلى تلك المذكورة، في إطار معقول.
• كن سفيرًا للعلامة التجارية في جميع الأوقات وتأكّد من الحفاظ على نزاهة العلامة التجارية ووضوحها في جميع الأوقات.
• نموذج ثقافة الشركة ورؤيتها ومهمتها وقيمها الأساسية في جميع الأوقات.