مضيف الزملاء Jones Lang LaSalle

المهام والأهداف الرئيسية

• تقديم تجربة عمل لا تُنسى واستثنائية لجميع الزوار والزملاء، وتقديم لحظات غير متوقعة من خدمة العملاء الملهمة
• تحمل المسؤولية عن جميع الخدمات التي تدعم زملائنا داخل مكان العمل
• بناء علاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين وتشجيع التفاعلات بين الزملاء وفريق مكان العمل لدينا
• فهم احتياجات ورغبات الأعمال أو وحدات الأعمال التي تدعمها
• إنشاء ثقافة مكان عمل تُظهر قيمنا أثناء دعم وقيادة زملائنا من خلال بيئة العمل الجديدة لدينا.

خدمة العملاء والاتصالات

• بناء شعور بالمجتمع والهدف من خلال تعزيز مشاركة الزملاء وخلق بيئة تجذب وتحتفظ بالمواهب عالية الأداء.
• تحمل المسؤولية عن جميع التفاعلات والاستفسارات، والتعامل مع تلك التي تقع ضمن مسؤولية مضيف الزملاء حتى الاكتمال.
• دعم ومساعدة الزملاء داخل مكان العمل، مع إظهار المسؤولية عن جميع التفاعلات والاستفسارات.
• المساعدة في إنشاء بيئة تجعل عملائنا مكان العمل المفضل الذي يسعى الآخرون لتقليده.
• نهج استباقي تجاه متطلبات واحتياجات المكتب، مع توقع الاحتياجات المستقبلية عند ظهور الفرصة.
• استقبال والرد على جميع الطلبات (شفهية، فرق، يامر، أو بريد إلكتروني) أو القضايا خلال يوم واحد من الاستلام.
• قيادة تنفيذ حملات المشاركة من خلال تحديد الشركاء المحليين للتفاعل معهم وتعزيز الوعي بالحملات
• تحمل المسؤولية والدعم للمعلومات الخاصة بالموقع على تطبيق تجربة مكان العمل وأدلة المكتب.
• القدرة على التواصل بفعالية من خلال المنصات الرقمية (مثل: يامر، الشاشات الرقمية، الإشارات، إلخ)
• تحديد وتحديد أولويات الطلبات العاجلة، والتواصل مع العملاء وفريق مكان العمل لدينا لضمان رد فعل سريع وفعال وخدمة سلسة.
• الاستماع والاستفادة من المعلومات لفهم ما يرغب به عملاؤنا وزملاؤنا حقًا، وتمكينهم من تصعيد هذه الملاحظات لتطوير خدمتنا.
• دائمًا اعتبر وجهة نظر خدمتنا من عيون العملاء
• قابل للتكيف، مفتوح للتغيير وشغوف بالابتكار - عقلية نمو.
• مشارك بشكل واضح ومعروف جيدًا في مكان العمل؛ دائمًا يبحث عن فرص لتطوير العلاقات ورفع تجربة الزملاء.
• تعزيز التجارب الإيجابية التي تعزز مشاركة الزملاء وتحسن خدمة وتجربة مكان العمل.
• الاستعداد والقدرة على إكمال المهام، بما في ذلك إدارة الطلبات بشكل مرن وتحديد أولويات الأهم.
• الهدف هو إحضار صوت عملائنا إلى مكان العمل.
• مهام عرضية حسب الحاجة.

إدارة مكان العمل

• إجراء قائمة مراجعة يومية للموقع لتحديد وتوثيق العيوب، والمتابعة حتى الاكتمال.
• تحمل المسؤولية عن الصحة والسلامة في مجالات مسؤوليتك، والتقارير، والتصعيد، وجعل أي ظروف خطيرة آمنة على الفور
• التحقق من جميع أماكن العمل، ومساحات التعاون، والتأكد من أنها في حالة جاهزة للاستخدام كلما كانت غير مشغولة طوال يوم العمل
• تأكيد أن معدات المكتب في حالة عمل جيدة. بخلاف ذلك، الإبلاغ عنها وإصلاحها على الفور
• التواصل والعمل بشكل تعاوني مع الزملاء (مكان العمل، الهندسة، إدارة المشاريع) والموردين لدعم وظيفة مساحة العمل.
• ضمان تقديم الخدمات ضمن اتفاقيات مستوى الخدمة والامتثال للقوانين والقواعد واللوائح المعمول بها.
• تجميع جميع القضايا المتعلقة بمكان العمل وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين سريع.
• تحسين نقاط الاتصال التشغيلية من خلال تشكيل البيئات لتكون أكثر إنتاجية لصالح جميع الزملاء والزوار
• مساعدة الأفراد في العثور على مساحة عمل عند الحاجة واستخدام تقنية حجز المكاتب / الخزائن
• على دراية بجميع الاجتماعات والأحداث الهامة في الطابق والتحقق من إعداد المساحة والتأكد من جاهزيتها مسبقًا وضمان سيرها بسلاسة
• إدارة جميع الاستفسارات والقضايا بلباقة وثقة
• إدارة وطلب القرطاسية.
• الدعم في جولات مكان العمل لشرح المرافق المتاحة

إدارة حجز غرف الاجتماعات

• تحضير غرف الاجتماعات لزوارنا وزملائنا مع التأكد من أن كل غرفة نظيفة ومصونة وفي حالة عمل جيدة
• بناء علاقة والتواصل مع فرق الشركاء الخدميين بحيث يتم الحفاظ على غرف الاجتماعات والمناطق المحددة نظيفة ومرتبة ومصونة في جميع الأوقات.
• التواصل مع الفريق المناسب (تكنولوجيا المعلومات، الاتصالات، الصوت/الفيديو، إلخ) لضمان أن التكنولوجيا داخل هذه الغرف تعمل بكفاءة ودون أي مشاكل.
• الكفاءة في جميع معدات غرف الاجتماعات وتقديم المساعدة الأولية في مشكلات تكنولوجيا المعلومات/الصوت والفيديو.
• عند الاقتضاء، التواصل مع فريق الضيافة / التموين لأي طعام ومرطبات طلبها المضيف / العميل.
• المساعدة في طلبات حجز غرف الاجتماعات، مع تحديد أفضل مساحة للاحتياجات والرغبات المطلوبة وإعادة تعيينها عند الحاجة.
• الاهتمام بالتفاصيل عند أخذ الحجوزات، مع التأكد من جمع التفاصيل الكاملة من المضيف.

المهام الإدارية

• تدقيق وتتبع القضايا والمخاوف المستمرة
• التعيين الاستباقي والتفاعلي لطلبات ومخاوف مكان العمل
• إنشاء تقارير حول القضايا أو المخاوف المتكررة للحل
• إدارة سياسات مكان العمل (مكتب نظيف، الاستخدام المناسب للمساحة، إلخ)
• مهام إضافية كما يتم تعيينها من قبل قائد موقع / تجربة مكان العمل

الخبرة

• 1 3 سنين خبرة سابقة في الضيافة، السياحة، عمليات الفعاليات، إدارة الممتلكات، أو مهنة ذات صلة
• الخبرة في بيئة الشركات مفضلة، ولكنها ليست أساسية.

المهارات

• نهج استباقي يمكن القيام به يبحث عن الفرص للعمل بذكاء
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، والقدرة على التواصل بشكل مهني على جميع المستويات
• مهارات شخصية قوية، جذابة وتعاونية للغاية
• دقيق مع مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية
• الكفاءة في استخدام Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint، Planner، Power Apps، وOutlook)
• عقلية موجهة نحو العملاء مع شغف للضيافة
• الخبرة مع يامر أو فرق أو منصات التواصل الأخرى هي ميزة إضافية