الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

دعم تنسيق البائع وأنشطة الإدارة لاحتياجات العمل المعينة.

الحفاظ على سجلات البائعين، والوثائق، والمراسلات، وسجلات التتبع ذات الصلة.

التنسيق مع الأقسام الداخلية لجمع متطلبات البائعين، والمستندات الداعمة، ومدخلات التقييم.

المتابعة مع البائعين بشأن الوثائق المطلوبة، والتوضيحات، والتقديمات، والإجراءات المعلقة.

دعم تسجيل البائع، توثيق الانضمام، وصيانة السجلات.

المساعدة في إعداد أوراق المقارنة، وملخصات التقييم، والوثائق الداعمة للمراجعة الداخلية.

دعم أنشطة إدارة العقود، بما في ذلك أرشفة الوثائق، والتتبع، والمتابعة بشأن التجديدات أو العناصر المعلقة.

المساعدة في إعداد تقارير الحالة، والملخصات، والتحديثات المتعلقة بمسائل البائعين.

ضمان الأرشفة المناسبة وحفظ السجلات لوثائق البائعين والموافقات الداخلية.

التنسيق مع المالية، والتجارة، وسلسلة الإمداد، وأصحاب المصلحة الداخليين الآخرين عند الحاجة.

المتابعة بشأن الإجراءات المعلقة المتعلقة بوثائق البائعين، والموافقات، ومسائل التنسيق.

تصعيد التأخيرات، أو الوثائق المفقودة، أو القضايا غير المحلولة المتعلقة بالبائعين إلى المدير المباشر عند الحاجة.

المهارات الرئيسية والكفاءات:

المهارات / المعرفة

مهارات جيدة في التنسيق والمتابعة

قدرة جيدة على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات

مهارات جيدة في التواصل والتعامل مع البائعين

الانتباه للتفاصيل والدقة

القدرة على العمل في بيئة منظمة مدفوعة بالعمليات

قدرة جيدة على الدعم الإداري والتقارير

القدرة على التنسيق مع عدة أقسام وأطراف خارجية

إتقان جيد لتطبيقات Microsoft Office

الكفاءات

التخطيط والتنظيم

المرونة والتكيف

التميز التشغيلي

العمل التعاوني

الإبداع والابتكار

التواصل

الاحترام والنزاهة

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو التجارة، أو مجال ذي صلة

التدريب في إدارة العقود، إدارة البائعين، أو دعم الأعمال يعد ميزة

خريج جديد بدون خبرة في تنسيق البائعين، إدارة العقود، دعم الأعمال، الدعم التجاري، أو الأدوار الإدارية.

تفضل الخبرة في التعامل مع سجلات البائعين، والوثائق، والتنسيق مع عدة أصحاب مصلحة داخليين.

تعتبر الخبرة في تكنولوجيا المعلومات، أو الهندسة، أو البيئات القائمة على المشاريع، أو الخدمات المؤسسية ميزة

مدير بائع تجاري Oman Investment Authority