مسؤول الامتثال Deluxe holiday homes

المسؤوليات الرئيسية:

• مراجعة جميع اتفاقيات الإدارة الجديدة لضمان تضمين بنود DTCM و RERA الإلزامية.

• تحقق من سند الملكية أو توكيل، مستندات تعريف المالك، استمارات KYC، ورسائل IBAN قبل بدء دفع المالك الأول.

• ضمان توافق شروط العمولة وتقاسم الإيرادات مع النماذج المعتمدة من الشركة.

• تدقيق ملفات الضيوف في Guesty، بما في ذلك جواز السفر أو بطاقة الهوية الإماراتية، قواعد المنزل الموقعة، الشروط والأحكام، وإيصالات الوديعة الأمنية.

• تحقق من تسجيل DTCM وإتمام رسوم البلدية لكل عملية تسجيل وصول.

• تحقق من وثائق انضمام الموظفين، بما في ذلك عقد MOHRE، تأشيرة، بطاقة الهوية الإماراتية، تأمين صحي، اتفاقيات عدم الإفصاح، وإقرارات سياسة وسائل التواصل الاجتماعي.

• ضمان إتمام متطلبات إنهاء الخدمة في الوقت المناسب، بما في ذلك إلغاء التأشيرات وإجراءات نهاية الخدمة.

• التحقق من دقة استمارات الامتثال الداخلية مثل سجلات الصيانة، الموافقات على الاسترداد، تصاريح نقل الضيوف، وتبريرات BD On Hold والحصول على الموافقات المطلوبة.

• تصعيد الوثائق غير المحلولة أو فجوات العمليات التي تتجاوز يومي عمل إلى رئيس القسم المعني والمدير العام.

• الحفاظ على تقويم امتثال متجدد لمدة 12 شهرًا لجميع تراخيص الشركة، التصاريح، التأمينات، تسجيل المركبات، وشهادات الدفاع المدني.

• التواصل مع PROs والسلطات الحكومية المعنية (DED، DTCM، RERA، FTA، MOHRE) لضمان تجديدات في الوقت المناسب ومنع أي انقطاعات أو غرامات.

• مراقبة التشريعات الإماراتية والتحديثات التنظيمية، بما في ذلك تعميمات RERA، إصلاحات MOHRE، PDPL، وإعلانات FTA؛ وضمان تحديث إجراءات التشغيل القياسية خلال 30 يومًا من التغييرات.

• صياغة وتحديث وتطبيق إجراءات التشغيل القياسية للامتثال وقوائم التحقق السريعة عبر الأقسام؛ وإجراء جلسات تدريبية تجديدية حيث يتم العثور على انحرافات متكررة.

• تشغيل لوحات معلومات الامتثال في Google Looker Studio باستخدام بيانات من Guesty، HubSpot، HRMS، وOracle ERP لتحديد وإغلاق فجوات الوثائق.

• إصدار تقرير امتثال شهري يلخص المقاييس الرئيسية، المخاطر المخففة، الانتهاكات المعلقة، والغرامات التي تم تجنبها.

• فحص جميع الملاك، الضيوف، والأطراف المقابلة ضد العقوبات الدولية (الأمم المتحدة، OFAC، البنك المركزي الإماراتي) وقواعد بيانات PEP؛ بدء العناية الواجبة المعززة (EDD) وتقديم تقارير المعاملات المشبوهة (STRs) عند الحاجة.

• الحفاظ على سجل امتثال شامل، يتتبع جميع التراخيص، الملفات التنظيمية، STRs، آثار التدقيق، نسخ السياسات، وسجلات التدريب.

• التصرف كنقطة الاتصال الرئيسية خلال عمليات التدقيق الخارجية أو التفتيش المفاجئ من DTCM، RERA، MOHRE، FTA، أو الدفاع المدني، مع ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى جميع الوثائق المطلوبة.