كونسيرج / مسؤول مكتب الاستقبال

Artan Holding

داخلي: MIPC PM، & FM موظفين

خارجي: العملاء / الزبائن، المستأجرين، مقدمي الخدمة

لضمان التشغيل السلس والتنسيق داخل الملكية المعينة.

المهام والمسؤوليات

• التقارير إلى مشرف الملكية والمسؤول عن إدارة الملكية في المحفظة المعينة.
• الحفاظ على مجموعة من المهام الإدارية ودعم إنجاز متطلبات إدارة المرافق والملكية الرئيسية:
  
  • تنظيم معاينات ما قبل الانتقال.
  • إجراء معاينات الانتقال مع المستأجرين ومشرف FM، بما في ذلك تحديث الوثائق ذات الصلة.
  • التنسيق مع قسم التأجير وFM بشأن جاهزية / تحضيرات جميع الوحدات الشاغرة.
  • إجراء معاينات الدخول واكتمال جميع الوثائق ذات الصلة.
  • التقاط بيانات المرافق الشهرية (كهرماء / إلخ) وإعداد التقارير.
  • إنتاج التقارير الشهرية والإشعارات.
  • مراقبة أنشطة AMC وإبلاغ المستأجرين وفقًا لذلك عن التأثير المحتمل.
  • إدارة النظافة وإدارة المخزون.
  • تنسيق مواقف السيارات عبر قسم التأجير.
• استقبال المستأجرين والعملاء كنقطة اتصال أولى مع ضمان تصعيد الشكاوى وفقًا لذلك.
• ضمان الرد على المكالمات الهاتفية ومعالجة الاستفسارات في الوقت المناسب وبشكل فعال.
• إدارة البريد والتسليمات وإبلاغ / تسليم المستأجرين (حيث ينطبق).
• إدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة داخل النطاق.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية، مع ضمان الاتساق ودعم فريق الإدارة عند الحاجة.
• تنسيق فعاليات التقويم الاجتماعي والأنشطة ذات الصلة.
• أي واجبات / مسؤوليات أخرى تُسند من وقت لآخر بناءً على متطلبات العمل ذات الصلة.

المهارات

• السلوك الإيجابي في الهاتف ومهارات الكتابة والتواصل الشفهي الممتازة ضرورية.
• يجب أن يكون لديك عقلية موجهة نحو الخدمة وأن تكون قادرًا على جعل كل مستأجر / ضيف يشعر بالتقدير.
• تمثيل مهارات تنظيمية قوية وانتباه للتفاصيل.
• امتلاك موقف إيجابي والاستعداد للعمل كجزء من فريق.
• القدرة على إظهار الاحتراف، والسرية، والخصوصية في جميع الأوقات.

التدريب / المعرفة المتخصصة المطلوبة

• معرفة عملية كفؤة مع مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Word وOutlook وExcel.
• معرفة معدات المكتب الأساسية، بما في ذلك الطابعات والماسحات الضوئية وآلات النسخ، إلخ.

اللغة (اللغات):

• الإنجليزية
• العربية (ستكون ميزة)