مساعد التنسيق والإدارة

United Nations Office for Project Services (HQ)

قيادة التنسيق وتسهيل أنشطة المشروع في جميع أنحاء برنامج البلاد ودعم المهام الإدارية المتعلقة بالمكتب.

سيكون الموقع في العاصمة المؤقتة لليمن عدن.

لتسهيل التنسيق مع السلطات الوطنية والمحلية، ونقاط الاتصال، فضلاً عن قيادة المجتمع من أجل التنفيذ الفعال لأنشطة المشروع. بالإضافة إلى ذلك، دعم العمليات الإدارية على مستوى المكتب.

الوظائف:

• دعم أنشطة المشروع

  • بالتشاور مع فريق UN-Habitat، تنسيق والاجتماع مع قادة وأعضاء المجتمع وعقد الاجتماعات في مناطق استهداف المشروع

  • المساعدة في بدء أنشطة التواصل المجتمعي، أي تسهيل عمليات اختيار المستفيدين

  • إعلام أصحاب المصلحة في المشروع بأنشطة المشروع

  • تسهيل الزيارات الميدانية المنتظمة

  • مساعدة الفريق والشركاء في تحديد المشاريع والاحتياجات المتعلقة بمكونات المشروع

  • المساعدة في التنسيق مع الوكالات المعنية ونظرائهم المؤسسيين عند الضرورة، وضمان اتخاذ إجراءات المتابعة

• الدعم الإداري

  • التواصل مع نظراء الحكومة وأصحاب المصلحة، وتنسيق وجدولة الاجتماعات، والحفاظ على علاقات مهنية قوية معهم

  • تقديم الدعم الإداري للمؤتمرات وورش العمل والتراجعات

  • متابعة المواعيد النهائية والالتزامات والإجراءات، وتنسيق تجميع وتقديم التقارير حسب الحاجة

  • المساعدة في حفظ السجلات وإدخال البيانات

  • تجميع وتنظيم المعلومات للتدقيق الدوري

  • المساهمة في إدارة المكتب والمشتريات، بما في ذلك دعم السفر

• السفر واللوجستيات

  • إعداد الوثائق للحصول على تصاريح الأمن

  • دعم عمليات معاملات السفر، بما في ذلك طلبات التأشيرات وبطاقات الهوية وغيرها من الوثائق للموظفين، ومسؤولي الأمم المتحدة والزوار، مع ضمان الامتثال لقواعد ولوائح الأمم المتحدة

  • ترتيب حجوزات الفنادق وتنظيم الاستقبالات، والضيافة، وعادات البروتوكول، ودعم الهجرة للمسؤولين الزائرين

  • تقديم تحديثات في الوقت المناسب للأفراد أو الوحدات بشأن الخطوات الإدارية، وحالة ملفات المشروع، والقضايا المعلقة

  • دعم الإشراف على مقاولين خدمات النقل الخارجي، بما في ذلك مراقبة الأداء ومعالجة الفواتير