مسؤول خدمة العملاء Oil & Gas Multinational Company

ملخص:

تنظيم وتنسيق الأنشطة التشغيلية لضمان تنفيذها بما يتماشى مع متطلبات العمل والإجراءات المحددة في عملية 'من الطلب إلى الفاتورة'.

وظائف العمل:

الوظيفة الأساسية لهذه الدور هي أن تكون نقطة الاتصال الأولى للعملاء، وضمان إدخال جميع الطلبات بدقة وفي الوقت المحدد. تتضمن الوظيفة تقديم ومعالجة المعلومات بما يتماشى مع متطلبات العملاء، مع حماية مصالح المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، تدعم تنسيق جميع الإعلانات الجمركية المتعلقة بالشحنات التي يتم التعامل معها في المحطة.

نظرًا للطبيعة التشغيلية على مدار الساعة، قد تتطلب هذه الوظيفة العمل في نوبات ليلية، وساعات مرنة، وعطلات نهاية الأسبوع.

اللوجستيات:

• التنسيق مع العملاء ومقدمي الخدمة المعينين من قبلهم لـ:

o استلام ومراجعة وتقييم معلومات مناولة المنتجات لضمان التنفيذ الآمن وفي الوقت المحدد للطلبات

o تقديم تحديثات تشغيلية للعملاء حول حالة الطلبات لتقديم تقارير دقيقة تتعلق بمخزونات المنتجات

o التحقق من دقة مخزون نهاية الشهر وإجراء التعديلات اللازمة لضمان الحفاظ على المخزونات الصحيحة

o تسوية مخزونهم والتحقيق في أي تباينات، إذا كان هناك أحد للرد على استفساراتهم وإدارة شكاواهم

• التنسيق مع الفرق الداخلية:

o التخطيط وتنفيذ أنشطة الميدان في المحطة بطريقة آمنة

o ضمان تنفيذ جميع مناولة المنتجات بشكل آمن وفي الوقت المحدد

o تجميع المعلومات المتعلقة باستفسارات وشكاوى العملاء

• باستخدام نظام معالجة الطلبات نيوتن:

o إعداد وإصدار أوامر العمل من النظام

o التحقق، وتحديث وحجز الطلبات عند تنفيذها

o توزيع نصائح أوامر ما بعد التشغيل للعملاء

o تسليم تقارير المخزون والعمليات للعملاء

o استخراج وإعداد تقارير KPI ذات الصلة

الحفاظ على سجلات تسوية المخزون اليومية لجميع الخزانات.

• ضمان التعرف الصحيح، والتوثيق والأرشفة لسجلات القسم

• خلال غياب CSS، أداء وظائفه المعنية

• مساعدة CSD في الأنشطة الأخرى للقسم عند الطلب.

خدمة العملاء

• جمع التعليقات من العملاء بشكل استباقي من خلال نقاط اتصال مختلفة لتحديد فجوات الخدمة وفرص التحسين. تسجيل، تتبع، والحفاظ على سجل التعليقات لضمان تسجيل جميع القضايا بدقة، وتصنيفها، وتصعيدها حيثما كان ذلك ضروريًا وفقًا لإجراءات التشغيل الداخلية.

• التعاون مع الأقسام ذات الصلة لضمان رحلة عملاء متسقة وإيجابية عبر جميع تفاعلات الخدمة، مع التركيز على الحل السريع والرضا.

• تحليل استطلاعات رضا العملاء الدورية لتقييم أداء الخدمة وتحديد مجالات التحسين.

3. إعلانات الجمارك

• ترتيب 'أوامر التسليم' من وكلاء السفن المتعلقة بالاستيراد

• إعداد الأوراق اللازمة لإعلانات الجمارك

• تقديم جميع الكميات وفقًا لأرقام BL / أرقام التفريغ للاستيراد والتصدير على دبي تريد

4. تطوير سياسات وإجراءات القسم الداخلية والخارجية:

• ضمان معرفة عميقة بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.

• اتباع سياسات وإجراءات القسم للاستخدام الداخلي والخارجي.

• تحسين مستمر للعملية

• إدارة مجموعة من الواجبات الإدارية، بما في ذلك الجدولة، والتوثيق، والتواصل الداخلي، لدعم فعالية الفريق العامة، بما يتماشى مع الإجراءات الزمنية والتنظيمية

• ضمان تحديث نظام إدارة المعلومات في المحطة بانتظام بالتغييرات في إجراءات التشغيل القياسية للقسم.

• إعداد الأوراق الإدارية اللازمة لمعالجة نفقات القسم وتوجيهها للحصول على الموافقات المناسبة.

متطلبات الصحة والسلامة والبيئة والجودة

1. الحفاظ على سلوك/موقف يأخذ في الاعتبار الصحة والسلامة والبيئة دائمًا (أيضًا أثناء مفاوضات العقود).

2. الامتثال لجميع قواعد وإجراءات الصحة والسلامة والأمن والبيئة التي تحددها الشركة. ضمان أن أي عملاء يزورون المحطة سيتبعون القواعد والإجراءات.

3. إيقاف أي نشاط داخل المحطة ينتهك إجراءات ومعايير HSSE الخاصة بالشركة.

4. توفير دقة وجودة استثنائية أثناء تنفيذ المسؤوليات المذكورة تحت وظيفة العمل.