ممثل خدمة العملاء - مواطن سعودي

Confidential Company

• الإشراف على صيانة معدات المكتب مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف والطابعات وغيرها من الأدوات، وبدء الإصلاحات أو الاستبدالات حسب الحاجة.
• التنسيق مع البائعين الخارجيين لخدمات المكتب ذات الصلة، بما في ذلك الصيانة والمعدات واللوازم والأمن.
الدعم الإداري والتقارير:
• إعداد وصيانة تقارير متعلقة بالمكتب، مثل استخدام اللوازم المكتبية، مشاكل الصيانة، ونفقات المرافق.
• المساعدة في إعداد تقارير شهرية وربع سنوية حول كفاءة المكتب، وأداء الفريق، واحتياجات العمليات.
• الحفاظ على سجلات وملفات المكتب بطريقة منظمة، وضمان التعامل مع المعلومات السرية بشكل آمن.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان معالجة احتياجات وطلبات العمليات بسرعة.
إدارة الميزانية:
• المساعدة في إدارة ميزانية المكتب، وضمان أن النفقات ضمن الحدود المخصصة.
• مراقبة نفقات المكتب المتعلقة باللوازم والمعدات والخدمات، والعمل على تقليل التكاليف عند الإمكان دون التأثير على الجودة.
الصحة والسلامة وإجراءات الطوارئ:
• الإشراف على بروتوكولات الصحة والسلامة في المكتب، وضمان تدريب جميع الموظفين على إجراءات الطوارئ، والتدريبات على الحريق، والإسعافات الأولية.
• العمل كنقطة اتصال لحالات الطوارئ، وتنسيق الاستجابة مع الإدارات الأخرى أو الخدمات الخارجية حسب الحاجة.
• ضمان الامتثال للوائح المحلية المتعلقة بالصحة والسلامة في مكان العمل.
علاقات الموظفين والدعم:
• العمل كحلقة وصل بين موظفي المكتب والإدارة، ومعالجة أي مخاوف أو احتياجات للموظفين.
• تنظيم فعاليات المكتب، وأنشطة بناء الفريق، وغيرها من المبادرات لتعزيز ثقافة عمل إيجابية ومنتجة.
• ضمان أن المكتب بيئة مريحة، ومرحبة، وداعمة للموظفين، ومعالجة أي مشاكل قد تؤثر على الروح المعنوية أو الإنتاجية.
المؤهلات:
• مرشحون سعوديون ذكور فقط.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكتب، أو مجال ذي صلة (أو خبرة معادلة).
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب أو دور ذي صلة، مع سجل حافل في إدارة عمليات المكتب والفرق.
• مهارات تنظيمية وقيادية واتصالية قوية.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد الأولويات بفعالية، والعمل تحت الضغط.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) أو برامج مكتبية مماثلة.
• معرفة بأفضل ممارسات إدارة المكتب وإلمام ببروتوكولات الأمن والسلامة المكتبية.
• مهارات تواصل بين الأشخاص ممتازة والقدرة على العمل بشكل تعاوني مع فرق متنوعة.
• مهارات حل المشكلات وحل النزاعات.
ظروف العمل:
• وظيفة بدوام كامل، من الأحد إلى الخميس، من 8:30 صباحاً إلى 5:30 مساءً.
• قد يكون هناك حاجة لساعات عمل إضافية أحياناً، خصوصاً خلال المهام ذات الأولوية العالية أو مشاكل العمليات.