نائب مدير العمليات - قطر VFS Global

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

1. إدارة جميع الأنشطة اليومية (الإدارية والوظيفية) التي تتم في مركز تقديم الطلبات للتأشيرات والتي تشمل:

▪ فحص الوثائق والتحقق منها لمعالجة التأشيرات

▪ التعامل مع النقد والمعاملات المصرفية إذا تم تعيينها

▪ الحفاظ على وتسجيل جميع بيانات الطلبات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة

▪ ضمان جميع الإدارة واللوجستيات لتسليم جواز السفر إلى القنصلية / المتقدم / شركة اللوجستيات وما إلى ذلك.

2. إجراء تدقيقات منتظمة لجميع العمليات وتنفيذ جميع عمليات جديدة أو تغييرات

3. تحديد المعلومات غير الصحيحة أو غير الكاملة من خلال فحوصات الجودة المنتظمة مما يضمن دقة طلب التأشيرة

4. ضمان مراقبة الأخطاء بانتظام - لمراقبة وتتبع وتقليل عدد الأخطاء كل شهر، ضمن الحدود المقبولة

5. الحفاظ على وتحسين مستوى رضا العملاء والمهام من خلال تحسين الإجراءات والابتكار المستمر لطرق زيادة الإنتاجية وفعالية التكلفة. ضمان أن الفرق متوافقة وتساهم في تحقيق المعايير المدرجة في متتبع أهداف الفريق

6. الحفاظ على الالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة لجميع العمليات وضمان الالتزام بالإجراءات القياسية، والكتيبات، وما إلى ذلك دون أي انحراف. ضمان أن يتم توجيه الفرق وتعمل نحو الالتزام بجميع الإجراءات القياسية / العمليات، المطلوبة الامتثال لها، من منظور تنظيمي ومعياري ISO.

7. ضمان الامتثال للمبادئ والسياسات والإجراءات التي تحددها VFS Global كما هو مطلوب للدور

8. الحفاظ على معايير عالية من الأخلاق والنزاهة والامتثال للإجراءات المؤسسية

9. ضمان إكمال العملية بالكامل ضمن الوقت المحدد

• ضمان أن الفرق متوافقة وتساهم في تحقيق المعايير المدرجة في متتبع أهداف الفريق

10. ضمان عدم تكبد أي غرامات ومراقبة وتتبع والحفاظ على الأخطاء الداخلية.

    *يضمن أن الفرق متوافقة وتساهم في تحقيق المعايير المدرجة في متتبع أهداف الفريق

11. ضمان التنمية الشخصية والمهنية لنفسه والفريق من خلال إجراء تدريبات بشكل منتظم (منتج وعملية)

• ضمان أن جميع الموظفين يحضرون التدريبات المجدولة من قبل الموارد البشرية وضمان مراقبة فعالة للعملية، من خلال إجراء شهادات عملية داخلية (OCL’s)، لجميع الموظفين.

12. تقديم المساعدة للموظفين عند الحاجة والتعامل مع تصعيدات المتقدمين/العملاء

13. التواصل مع وظائف الدعم المختلفة للتعامل مع الاستفسارات المتعلقة بالفريق.

14. ضمان تقديم خيارات الخدمات ذات القيمة المضافة وتحقيق أهداف VAS لمركز تقديم الطلبات

15. إدارة إنتاجية مركز تقديم الطلبات وأمن مركز تقديم الطلبات (فيزيائي وبيانات)

16. توجيه الفريق بشكل منتظم، مما يضمن إنشاء خلف له للمنصب - مساعدة المدير/مدير الوحدة في تخطيط الخلافة

17. ضمان الاستخدام الحكيم للموارد الطبيعية

18. الالتزام بسياسة/أهداف الصحة والسلامة البيئية وإرشادات المنظمة