مدير الأحداث الخاصة

Wynn Al Marjan Island

حول المنصب

تبحث وين أل مرجان آيلاند حاليا عن مدير فعاليات خاصة للانضمام إلى فريق عمليات الفعاليات في المنتجع.

المهام والمسؤوليات الرئيسية لهذا الدور هي

ما قبل الافتتاح

• صياغة السياسات والإجراءات الخاصة بالقسم&

• إنشاء عمليات لمسؤوليات دور القسم المتعلقة بالفواتير والسكن وإدارة طلبات الفعاليات ولوجستيات الفندق

• التعاون مع الكازينو والتسويق والطعام والشراب والوصول الخاص لتطوير تقويم الفعاليات السنوي

• إنشاء عملية لتقارير الميزانية مقابل الفعلية والإبلاغ عن العائد على الاستثمار بعد الفعالية

عمليات القسم

• الإشراف على عمليات قسم الفعاليات الخاصة بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة ضمن الميزانية

• تطوير وصيانة السياسات والإجراءات وأدلة تخطيط الفعاليات للقسم

• التعاون مع التسويق بشأن برامج هدايا العملاء والمبادرات الترويجية

• مراقبة أماكن الفعاليات من حيث الجودة والاستعداد؛ تنسيق الصيانة والترقيات حسب الحاجة

• قيادة التخطيط والميزانية السنوية للفعاليات الخاصة

• ضمان الالتزام بمعايير الصحة والسلامة والعلامة التجارية

• الإشراف على برنامج الضيافة للفعاليات الخارجية كجزء من برنامج تطوير العملاء

• تطوير برنامج التذاكر للفعاليات والأجنحة الضيافة وشموليات الرعاية

• قبول أي مهام ومسؤوليات أخرى يتم تعيينها من قبل نائب الرئيس للتخطيط والاستراتيجية

الميزانية

• فهم تقويم الفعاليات لكل قسم والميزانيات المرتبطة بها للتخطيط السليم

• تحديد الميزانيات ومراجعات التوقعات للفعاليات الداخلية

• إنشاء برامج/حزم الرعاية لفعاليات المنتجع

• ملخص الميزانية مقابل الفعلية بعد الفعالية

الفواتير

• إنشاء بروتوكولات محاسبية لعملية فواتير البائعين

• إنشاء عملية من خلال بيرش ستريت وتتبع طلبات الشراء وفواتير البائعين والمدفوعات في الوقت المناسب

• بناء علاقات وتقديم خصومات مع بائعين ذوي سمعة طيبة يتماشون مع تنفيذ الفعاليات

• بروتوكول بائع جديد وإعداده في النظام مع خلفية مناسبة

• إنشاء إجراءات الفوترة الداخلية (الأسعار، الشروط، التحويل)

لوجستيات الفندق

• إنشاء وصيانة قوالب السير الذاتية للمجموعات للتواصل بين الأقسام

• إجراء اجتماعات منتظمة مع الفرق التشغيلية لمراجعة الفعاليات القادمة وعناصر العمل

• تطوير قوالب مراجعة ما قبل وما بعد الفعالية لضمان التحسين المستمر

• تنفيذ برامج الهدايا والامتيازات للضيوف من فئة VIP

• إنشاء اجتماعات داخلية لمراجعة الفعاليات القادمة

الفعاليات

• تأسيس علاقات مع بائعين مفضلين لتنفيذ الفعاليات

• ملخص ما بعد الفعالية (داخلية وخارجية)

• تحديد المواضيع بالتعاون مع الأقسام المضيفة للفعاليات الداخلية

• الشراكة مع الأقسام المضيفة في رؤية الفعالية وأهدافها

• تصميم فعاليات ذات طابع ثقافي ملائم

• تجمع الأقسام الرئيسية لدعم الفعالية والتفكير فيها

• قيادة اجتماعات تقدم الفعالية

• تحديد تسعير حزم الفعالية للفعاليات العامة التي تواجه الجمهور في المنتجع

• التنسيق مع تسويق الفعاليات حول تطوير العلامة التجارية لفعاليات المنتجع

• مراجعة الحملات التسويقية الاجتماعية حول فعاليات المنتجع

• الإشراف على إدارة الفريق لقوائم الضيوف المدعوين، مخططات الجلوس وVIPs

إدارة الأشخاص والتدريب

• تصميم برامج التدريب للمبتدئين والتدريب المستمر لفريق الفعاليات الخاصة

• تقديم القيادة والتوجيه وتقييم الأداء لأعضاء الفريق

• تعزيز بيئة عمل تعاونية وشاملة

• اتخاذ قرارات التوظيف وإدارة تطوير الفريق

• تعزيز ثقافة التميز والإبداع والمساءلة

• الفواتير وإدارة البائعين

• إنشاء وصيانة بروتوكولات محاسبية لمدفوعات البائعين

• تتبع الأمور المالية بما في ذلك الأرصدة المستحقة، طلبات الشراء والفواتير النهائية

• بناء علاقات مع بائعين يتماشون مع العلامة التجارية والتفاوض على شروط مفضلة

• ضمان الامتثال لمعايير PCI وإجراءات إعداد البائعين المناسبة

عن نفسك

المرشح المثالي لهذا المنصب سيكون لديه الخبرات والمؤهلات التالية

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها في الضيافة أو إدارة الفعاليات أو مجال ذي صلة

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في تخطيط الفعاليات أو قيادة الفعاليات الخاصة

• خبرة قوية في الفعاليات ذات الطابع المميز

• التعرض السابق للعلامات التجارية الفاخرة أمر ضروري

• الخبرة في دور مخصص للفعاليات مطلوبة

• خبرة مثبتة في الميزانية والتخطيط المالي

• إجادة في استخدام Microsoft Office

• الخبرة في الرسم البياني مفضلة، ولكن ليست مطلوبة

• مهارات قيادة قوية، مهارات تواصل وتنظيم

• خبرة مثبتة في إدارة اللوجستيات المعقدة وتقديم تجارب ذات تأثير عالٍ

• مدفوع ذاتياً، دقيق، ومركز على الضيوف

• الراحة في العمل مع فرق متعددة الثقافات وعملاء بارزين