محلل مراقبة المستندات

Qatarenergy

المسؤوليات الرئيسية للوظيفة - I

• الحفاظ على نظام أو بوابة الوثائق المؤسسية لتوفير وصول مقيد إلى الوثائق المحدثة والصحيحة (السياسات، الإجراءات، إلخ) للمساهمين الداخليين/المستخدمين النهائيين في الأعمال.
• تطوير وصيانة وتشغيل سير عمل مناسب لطلبات تغيير الوثائق (DCR) لإدارة جميع طلبات المستخدمين النهائيين لإنشاء وتحديث وإلغاء الوثائق.
• التنسيق بين المساهمين الداخليين/المستخدمين النهائيين في الأعمال ومقدمي الخدمة الخارجيين من أجل السيطرة المناسبة، والاحتفاظ، والحماية، واسترجاع السجلات المادية وفقًا للعقد.
• معالجة طلبات تغيير الوثائق (DCR) في المراحل المحددة وفقًا لعملية إدارة الوثائق ودعم المستخدمين النهائيين في الأعمال من خلال تقديم ملاحظات مناسبة وفي الوقت المناسب.

المسؤوليات الرئيسية للوظيفة - II

• الحفاظ على قاعدة بيانات الحالة، والملكية، والمعرفات، وسجلات التحكم، وغيرها من البيانات الوصفية المناسبة لجميع الوثائق والسجلات المستلمة من المصادر الداخلية والخارجية قبل وضعها في الأرشيف و/أو تحميلها في نظام إدارة الوثائق والسجلات.
• تطوير المواصفات التجارية، والمتطلبات الوظيفية، وتصنيف البيانات ونموذج البيانات الوصفية لسير العمل وتطبيقات تكنولوجيا المعلومات الأخرى لدعم/تنفيذ عمليات إدارة الوثائق والسجلات بالتشاور مع فريق نظام تكنولوجيا المعلومات والمساهمين في الأعمال وامتثالاً للتشريعات والتنظيمات ذات الصلة وأفضل الممارسات الصناعية.
• توفير التدريب والوعي للمساهمين الداخليين/المستخدمين النهائيين في الأعمال حول السياسات والإجراءات والأنظمة وسير العمل ذات الصلة التي تدعم إدارة الوثائق وإدارة السجلات.
• التفاعل مع المساهمين الداخليين/المستخدمين النهائيين في الأعمال، وخبراء نظام تكنولوجيا المعلومات، ومقدمي الخدمة الخارجيين لمراجعة وتوصية مجالات التحسين ولتحسين العمليات والإجراءات والممارسات والأنظمة بشكل مستمر.
• تأمين جميع الملفات والبيانات الأصلية الموقعة لجميع الوثائق.