مراقبة وثيقة

Vanderlande

الأهداف:

يضمن مراقب الوثائق الإدارة الفعالة والتحكم في الوثائق الفنية داخل المشاريع، بما يتماشى مع المعايير التعاقدية والتنظيمية. تتطلب هذه الوظيفة فهمًا قويًا لمنتجات فانديرلاند، وإدارة الأصول والوثائق، والعلاقة بين الأصول المادية والوثائق الفنية. يعمل عن كثب مع مدراء المشاريع، وقادة المشاريع الهندسية، والفرق متعددة التخصصات بما في ذلك الهندسة، والتخطيط، والتجارة، وإدارة التكامل. يشرف مراقب الوثائق على مراجعة، واعتماد، وتوزيع، وتقديم الوثائق والمراسلات في الوقت المناسب لدعم تنفيذ المشروع الناجح وتسليمه.

المهام الرئيسية:

• تنفيذ وصيانة خطة إدارة الوثائق، مع ضمان الالتزام بالمعايير والعمليات والقوالب المحددة.
• دعم فرق المشاريع في إنشاء وتحديث والتحقق من الوثائق باستخدام القوالب المتفق عليها وضمان الامتثال الرسمي (على سبيل المثال، الاكتمال، التنسيق، القراءة).
• إدارة والتحكم في إعداد، تقديم، استلام، وتوزيع جميع الوثائق الفنية والمراسلات التعاقدية بما يتماشى مع خطة تقديم المشروع وقوائم التوزيع.
• صيانة نظام التحكم في الوثائق، مع ضمان توفر معلومات محدثة مثل حالة الاعتماد، تاريخ المراجعة، البيانات الوصفية، وتواريخ التقديم المخطط لها.
• ضمان اتباع سير العمل المناسب لمراجعة الوثائق واعتمادها، مع الحفاظ على مسار تدقيق واضح ومتابعة نشطة للإجراءات المعلقة أو الانحرافات.
• التواصل مع فريق إدارة الوثائق/المعلومات الخاص بالعميل لضمان تسليم سلس للسجلات والامتثال لمتطلبات العميل والتعاقد.
• التنسيق مع فريق العقود وأصحاب المصلحة لتحديد المخرجات الخارجية واحتياجات الوثائق الداخلية؛ صيانة قائمة الوثائق وخطة تقديم المشروع.
• إعداد وصيانة القوالب للوثائق الفنية، والمراسلات التعاقدية، والنماذج (على سبيل المثال، طلبات المعلومات).
• دعم الاتصالات الرسمية مع العميل، بما في ذلك تقديم وتتبع طلبات المعلومات، أوراق التعليقات، والمراسلات التعاقدية.
• ضمان الامتثال لمتطلبات إدارة المعلومات الخاصة بفانديرلاند والعميل، بالإضافة إلى القوانين واللوائح القانونية.
• المساهمة في التحسين المستمر لأدوات وعمليات إدارة المعلومات.
• إعداد تقارير الحالة والتقدم بناءً على جداول التقديم، وحالات سير العمل، ومؤشرات الأداء الرئيسية.
• تنظيم وصيانة أرشيفات الوثائق الإلكترونية والفيزيائية حسب الحاجة.

السلطات:

الوصول الكامل إلى عقود المشروع & الوثائق، وحالة المعايير (الوقت، النطاق) ومعلومات التقدم.

اقتراح ومتابعة التحسينات، إذا لزم الأمر، فيما يتعلق بأي أنشطة إدارة الوثائق & التحكم.

المسؤوليات:

يضمن أن تسليمات الوثائق والمراسلات يتم إنشاؤها ومراجعتها واعتمادها وتخزينها وتوزيعها في الوقت المناسب ووفقًا للمعايير واللوائح المعمول بها.

المهارات:

• خبرة سابقة في إدارة المعلومات / الأنشطة المتعلقة بالتحكم في الوثائق
• خبرة مع أنظمة إدارة الوثائق (EDMS)، وتطبيقات إدارة المعلومات والتعاون مثل SharePoint، وBusiness Collaborator، وConject، وAconex، أو Autodesk Construction Cloud
• مهارات قوية في إدارة العلاقات والأطراف المعنية، ومهارات تواصل ممتازة
• منطقي ومنهجي، ملم بتكنولوجيا المعلومات، يعمل مع الصيغ والمواصفات، مع اهتمام قوي بالتفاصيل