مدير الوثائق - ناطق بالعربية China Petroleum Pipeline Engineering Company Limited - Abu Dhabi

إنشاء وصيانة نظام التحكم في الوثائق الخاصة بالمشروع وفقًا لمتطلبات العقد وإجراءات الشركة.

تسجيل، تتبع، وتوزيع جميع المراسلات التقنية والوثائق الواردة والصادرة عن المشروع.

ضمان تقديم الوثائق في الوقت المناسب إلى الشركة والاستشاري وفقًا لإجراءات التحكم في الوثائق المعتمدة.

الحفاظ على سجلات دقيقة للوثائق، والسجلات، وسجلات الإرسال.

الإلمام بأنظمة التحكم في الوثائق

مراقبة حالة الوثائق (تم التقديم، قيد المراجعة، معتمد، مرفوض، إلخ) والمتابعة مع الأقسام المعنية عند الحاجة.

ضمان التحكم في الإصدارات ومنع استخدام الوثائق التي تم استبدالها.

الحفاظ على نظم ملفات إلكترونية ونسخ ورقية منظمة لضمان إمكانية التتبع والاسترجاع بسهولة.

دعم إعداد التقارير المتعلقة بحالة الوثائق وتقدم التقديم.

المساعدة في أرشفة الوثائق وتسليمها في مرحلة إغلاق المشروع.

ضمان سرية وأمان الوثائق الخاضعة للتحكم.
- السلطات:

1. الوصول إلى نظام التحكم في الوثائق الخاصة بالمشروع وإدارة قواعد البيانات.

2. إرجاع أو رفض التقديمات غير المنسقة بشكل صحيح أو الناقصة وفقًا لإجراءات التحكم في الوثائق.

3. طلب توضيح أو معلومات مفقودة من الأقسام المعنية للتسجيل والتخزين الصحيح.

4. فرض ترقيم الوثائق، والتحكم في الإصدارات، وإجراءات التقديم عبر فريق المشروع.

- المسؤوليات：

1. دقة واكتمال جميع تسجيلات الوثائق والسجلات.

2. التوزيع والتقديم في الوقت المناسب لوثائق المشروع.

3. التحكم الصحيح في الإصدارات ومنع استخدام الوثائق التي تم استبدالها.

4. امتثال ممارسات التحكم في الوثائق لمتطلبات العقد وإجراءات الشركة.

5. الأرشفة الصحيحة وإمكانية التتبع لوثائق المشروع طوال دورة حياة المشروع.