هدف الوظيفة
لتقديم الدعم الإداري وإجراء أنشطة التوثيق لوظيفة العمليات التنفيذية في إدارة الشؤون التنفيذية في DCT.
المسؤوليات الرئيسية
عمليات التحكم في الوثائق
التحكم بشكل فعال في جميع جوانب توثيق المشاريع في مشاريع متعددة متزامنة، باستخدام طرق/أنظمة تحكم متنوعة.
إعداد وتشغيل وتحديث إجراءات التحكم في الوثائق بما يتماشى مع نظام إدارة الوثائق في DCT.
التأكد من تقديم الدعم المناسب للتحكم في الوثائق لكل مشروع. إنتاج وصيانة تقارير تقدم الوثائق لمديري المشاريع.
ضمان أن جميع الوثائق المقدمة تتوافق مع متطلبات تنسيق الجودة في DCT، بما في ذلك تصحيح القوالب والخطوط والأسلوب، والتقسيم والترقيم والأنشطة الأخرى التي قد تكون مطلوبة لتحقيق متطلبات توثيق العميل.
مسح ونسخ الوثائق، أرشفة الوثائق فعليًا أو إلكترونيًا، تنظيم الوثائق، وضمان حفظ الوثائق وحمايتها من السرقة أو التدمير. الالتزام بجدول الاحتفاظ واتباع الطرق الصحيحة والأوقات لتدمير الوثائق القديمة.
إنشاء مجلدات التحكم في الوثائق والمراسلات للمشاريع الفردية.
التنسيق مع فريق المراسلات والشؤون الإدارية، والاستشاريين والمقاولين لضمان دمج حالة تقدم المشروع.
التأكد من أن جميع القوالب المستخدمة في الإدارة تتوافق مع المعايير في DCT.
السياسات والعمليات والإجراءات
اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات والتعليمات الخاصة بإدارة الشؤون التنفيذية بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.
التعاون
التعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين في الأمور المتعلقة بمجال التحكم في الوثائق لتسهيل تدفق المعلومات وأيضًا لبناء الوعي في تلك المجالات.
العمليات اليومية
اتباع العمليات اليومية التي حددها المدير المباشر في وحدة المراسلات والشؤون الإدارية لضمان استمرارية العمل وتقديم مخرجات فعالة وعالية الجودة.
التقارير بانتظام إلى رئيس الوحدة حول الأنشطة التشغيلية، وتحدياتها، والعقبات، وطرق الحل أو التخفيف، وما إلى ذلك، حسب الحاجة لإبقاء المدير المباشر على اطلاع ومحدث حول أنشطتهم.
EHS (البيئة والصحة والسلامة)
الامتثال لجميع إرشادات وسياسات وإجراءات EHS ذات الصلة، من خلال الإبلاغ عن الحوادث والمخاطر في الوقت المناسب، وتقليل استهلاك الموارد الطبيعية لدعم حماية البيئة وضمان بيئة عمل صحية وآمنة.
إدارة التغيير
دعم إنشاء ثقافة قابلة للتغيير من خلال نهج
