مراقب الوثائق المالية

GHD Group

نحن'نبحث عن مراقب مستندات للانضمام إلى فريقنا الديناميكي وإعداد تكاليف المشروع، والتوقعات، والتقديرات، والتتبع، والتحليل، والتقارير.

ستكون هذه الوظيفة أيضًا متورطة في الحفاظ على تكاليف العمل والمشاريع الداخلية ضمن الميزانية المخصصة، وإجراء تحليل التكلفة، وتقديم المشورة لقادة المشروع بشأن تجاوزات التكلفة، والعمل مع قواعد البيانات الإلكترونية لإدارة تغييرات المشروع وتقليل التكاليف، والإشراف على إنشاء فواتير قائمة على المشروع، ومراجعة وتحسين أنظمة التحكم في التكاليف لتبسيط وإنشاء آليات تحليل وتقارير تكاليف أكثر كفاءة، ودعم فريق المشروع بتوقعات العمل، وإعادة التخصيص، وتقارير التكلفة العامة.

المسؤوليات

• تحكم في وثائق التصميم للمشروع/القسم
• الحفاظ على سجلات محدثة للحالة المالية للمشاريع
• المساعدة في التحكم في أنواع الوثائق الأخرى كما هو موجه.
• التواصل مع موظفي المشروع/القسم، لتحقيق نقل بيانات فعال، ومحاذاة العمليات المناسبة، ومستوى عالٍ من تقديم الخدمة.
• تقديم الدعم للموظفين في مجموعة إدارة المشروع وآخرين، حسب الحاجة.
• جميع الواجبات الكتابية والإدارية مثل الكتابة، والإرسال، وتسجيل المراسلات،
• تحديث سجلات الجودة، والتخزين، والتجليد، والمسح الضوئي، والنسخ، وما إلى ذلك المطلوبة من الدور.
• دعم والتواصل مع أعضاء فريق إدارة المشروع لضمان تنفيذ العمليات والإجراءات.
• من خلال عملية التدريب والتعلم الذاتي، التعرف على أنظمة إدارة الوثائق والأعمال في GHD.
• تقديم دور دعم كامل في التحكم في الوثائق بما في ذلك المهام اليومية مثل:
  - تسريع مراجعة واعتماد الوثائق بما في ذلك الوثائق الهندسية والرسومات وبيانات البائع، والإجراءات.
  - التخطيط، والإشراف، وتسجيل تدفق الوثائق إلى ومن جميع الأطراف اللازمة بما في ذلك
  المقاولين الهندسيين والبناء، والمقاولين الفرعيين ومكتب المشروع.
  - كتابة رسائل قياسية.
  - تحديث سجلات الجودة.
  - تسجيل وإصدار جميع المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمشروع والإشعارات التعاقدية. قد تشمل بعض المشاريع، هذا البريد الإلكتروني.
  - إصدار الإرساليات والإيصالات المتعلقة بالوثائق المتداولة.
  - إكمال جميع الكتابة والتخزين اللازمة حسب المطلوب. تطوير المعرفة بنظام GHD DTC
  وفهم التنسيق المطلوب وتقديم الوثائق.
  - التقارير المالية - تحديث تكاليف المشروع في تنسيق جدول البيانات، تتبع القيمة المكتسبة،
  المساعدة في الفوترة.
  - إدارة البرنامج - المساعدة في برمجة Suretrak
• المساعدة في إدارة الوظائف باستخدام أدوات إدارة المشاريع (MS Access) لإدارة القضايا وإدارة المخاطر
• إعداد الوثائق: تنظيم وإعداد وثائق معقدة باستخدام مجموعة متنوعة من التطبيقات لأجهزة التكنولوجيا، مثل برامج المكتب القياسية. كما أن المسؤولية عن جمع وتلخيص البيانات للتقارير الخاصة.
• محاسبة التكاليف: تقييم التكاليف وتحديد الاختلافات أو الفرص لتحسين الربحية للزملاء الأقدم.
• حساب وتحليل التكاليف: إعداد وتحليل تكاليف دقيقة للأعمال الإنشائية، والصيانة، أو تحسين الأعمال. ستشمل الحسابات المتعلقة بالمواد، والكميات، ووقت العمل.
• حساب سعر التكلفة: العمل بشكل مستقل لجمع وتحليل بيانات سعر التكلفة و/أو بيانات المشروع باستخدام أدوات نمذجة البيانات والخوارزميات لحساب تكلفة العملية وتقديرات المشروع.
• بناء القدرات الشخصية: تطوير القدرات الخاصة من خلال المشاركة في الأنشطة التخطيطية والتقييمية بالإضافة إلى التدريب والتوجيه الرسمي وغير الرسمي. تطوير والحفاظ على فهم للتكنولوجيا ذات الصلة، والتنظيم الخارجي، وأفضل الممارسات الصناعية من خلال التعليم المستمر، وحضور المؤتمرات، وقراءة وسائل الإعلام المتخصصة.
• الامتثال التشغيلي: تطوير المعرفة والفهم لسياسات وإجراءات المنظمة ومدونات القوانين ذات الصلة ومدونات السلوك لضمان أن العمل الخاص يلتزم بتلك المعايير. الحصول على تفويض من مشرف أو مدير عن أي استثناءات من الإجراءات الإلزامية.
• خفض التكاليف: المساهمة في مراجعة التكاليف، وتوليد أفكار لخفض التكاليف، والمساهمة في تنفيذ مبادرات توفير التكاليف.
• التقارير ومراجعة المشاريع: المساهمة في تقارير ومراجعة المشاريع والبرامج من خلال تنظيم الاجتماعات وإعداد أوراق المشاريع و/أو البرامج (مثل، الأجندات، والتقارير، والعروض التقديمية).