الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

إنشاء نظام أرشفة فعال ينظم بشكل صحيح جميع الوثائق الصادرة والواردة، مسؤول عن تنظيم والتعامل مع الوثائق المتعددة

استلام وتسجيل الوثائق المقدمة من العميل للهندسة التفصيلية أو مشروع البناء، بما في ذلك الوثائق التي تم إنشاؤها داخليًا.

التحكم في إصدار أرقام الوثائق، بما في ذلك صيانة سجلات الوثائق المناسبة لمشروع الهندسة التفصيلية أو البناء.

مراجعة اكتمال الوثائق وإعداد إخطارات نقل الوثائق.

إجراء فحص جودة الوثائق وفقًا لإجراءات التحكم في وثائق الشركة.

إجراء نسخ احتياطي للملفات لضمان التخزين المناسب والأرشفة للسجلات الإلكترونية.

تنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بإجراء التحكم في الوثائق، بما في ذلك الوثائق الفنية، الرسومات، والمراسلات التجارية.

إدخال بيانات الوثائق في السجلات القياسية مع ضمان أن المعلومات دقيقة ومحدثة. إنشاء تقارير التحكم في الوثائق المختلفة حسب الحاجة.

التأكد من أن النسخ المعتمدة من الوثائق والرسومات الأخيرة المعتمدة تُعطى للموظفين المناسبين والمقاولين والموردين حسب الاقتضاء

الحفاظ على سجلات محدثة لجميع الوثائق والرسومات المعتمدة وتوزيعها بوضوح

الحفاظ على الوثائق والرسومات في مكتب التحكم في الوثائق تحت الحراسة الآمنة دون أي ضرر أو تدهور مع سهولة تتبعها.

الحفاظ على الملفات وسجلات التحكم كما هو مطلوب من المشروع.

التحكم في جميع جوانب توثيق المشروع في مشاريع متعددة متزامنة، باستخدام طرق/أنظمة تحكم متنوعة.

إعداد وتشغيل وتحديث إجراءات التحكم في الوثائق بما يتماشى مع نظام إدارة الوثائق الخاص بالشركة.

ضمان أن جميع الوثائق المقدمة تتوافق مع متطلبات التنسيق والجودة الخاصة بالعميل. قد يشمل التنسيق تصحيح القوالب، الخطوط والأسلوب، ترقيم الصفحات والترقيم وأنشطة أخرى قد تكون مطلوبة لتحقيق متطلبات توثيق العميل.

ضمان أن جميع القوالب المستخدمة في القسم تتوافق مع معيار الشركة.

مسؤولية HSE: للعناية بالصحة والسلامة الشخصية وصحة الآخرين بما في ذلك البيئة التي قد تتأثر في العمل. للتعاون مع أصحاب العمل وزملاء العمل لتلبية المتطلبات القانونية.

مساءلة HSE: للإبلاغ إلى المشرف/الإدارة العليا عن أي خطر/حادثة تتعلق بالصحة والسلامة والبيئة في منطقة عمله.

مراقب الوثائق المالية Hashim Group

مراقب الوثائق المالية
Hashim Group