الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

مجموعة المواهب - مراقب الوثائق لمشاريع الإمارات

عن الوظيفة مجموعة المواهب - مراقب الوثائق لمشاريع الإمارات

الوصف العام للدور والمسؤوليات:

تنفيذ والحفاظ على عمليات وإجراءات التحكم في الوثائق. يدير تدفق الوثائق إما في شكل إلكتروني، في المراسلات الإلكترونية أو على الورق، مع التأكد من إصدار الوثائق بالتنسيق الصحيح مع المرسلين المناسبين، داخليًا وخارجيًا، وأن تكون مؤرشفة حتى يمكن استرجاعها بسهولة في المستقبل.
معالجة الوثائق الواردة، بما في ذلك التسجيل في نظام المراسلات الإلكترونية، التوزيع الداخلي، المتابعة والأرشفة.
معالجة الوثائق الصادرة، بما في ذلك نقل النسخ الإلكترونية أو الورقية إلى شركات النفط الدولية، المساهمين، الموردين وأطراف ثالثة أخرى.
ضمان توزيع النسخ المعتمدة النهائية من الوثائق داخليًا وخارجيًا على الأطراف المعنية ذات الصلة.
تنفيذ الأنشطة العامة للتحكم في الوثائق مثل النسخ الضوئية، والمسح الضوئي، والترقيم وجميع الجوانب الأخرى المتعلقة بجودة الوثائق.
المساعدة في إعداد وتجميع وإصدار التقارير وتعليقات العملاء حسب الحاجة.
مراقبة مراجعات الوثائق الفنية والموافقات وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه حسب الحاجة.
ضمان الاستخدام الصحيح للنماذج والقوالب الموحدة. المتابعة على النماذج المتداولة الصادرة للمعلومات أو التوقيع، تتبع وأرشفة جميع الاتصالات والموافقات من المساهمين.
ضمان والحفاظ على سرية صارمة لجميع المعلومات المتعلقة بالعمل، الوثائق والمراسلات.
استلام ومعالجة الفواتير من الموردين، والتواصل مع التخطيط والمالية والمتابعة بشأن الدفع.
تغطية أي مجالات تشغيلية عند الحاجة دون التأثير على العمليات التجارية.
تنفيذ سياسات وإجراءات القسم المعتمدة لدعم تنفيذ برامج العمل الخاصة بالقسم بما يتماشى مع معايير الشركة والمعايير الدولية.
الامتثال لجميع التشريعات والتنظيمات القانونية المعمول بها.
التخطيط، الإشراف وتنسيق جميع الأنشطة في المنطقة المعينة لتحقيق الأهداف الوظيفية.
تدريب وتطوير الموظفين المعينين على المهارات ذات الصلة ليصبحوا ماهرين في العمل وتحقيق الأهداف التجارية المعنية.
تنبيه أعضاء الفريق الآخرين بمسائل الجودة والمخاطر.
تقييم الأداء الشخصي وتحمل المسؤولية عن الأفعال الخاصة، إما مباشرة أو تحت الإشراف.
المساهمة في فعالية الفريق من خلال التفكير في الأنشطة الخاصة بالفريق وتقديم اقتراحات حول طرق لتحسين وتعزيز أداء الفريق.
العمل بفعالية مع الأفراد في أماكن أخرى.

إبلاغ أنفسهم بسياسات الجودة والسلامة والصحة المهنية والبيئية والإجراءات الموجودة داخل شركة هيل الدولية، وضمان الامتثال المستمر لهذه المتطلبات أثناء العمل في هيل.
أداء واجبات أخرى كما هو مطلوب من قبل المدير المباشر/المشرف.

المؤهلات والخبرة والمعرفة والمهارات:

دبلوم في الإدارة أو ما يعادلها.
8 سنوات من الخبرة في مجالات الإدارة والتحكم في الوثائق.
مهارات تواصل جيدة مع القدرة على صياغة وشرح القضايا المعقدة بشكل مختصر لمختلف الجماهير.
القدرة على العمل تحت الضغط.
مهارات عمل جماعي ممتازة، دافع وموقف إنتاجي.
ذو خبرة في استخدام MS Office وأنظمة نقل الوثائق مثل ACONEX.
القدرة على تحديد الأولويات والقيام بمجموعة من المهام بموقف إيجابي ومرن ورغبة في التعلم.

مراقب الوثائق المالية
Hill International

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Document Controller الوظائف التي تم البحث عنها

مراقب الوثائق المالية Hill International

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Document Controller الوظائف التي تم البحث عنها

مراقب الوثائق المالية
Hill International