مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

المسؤوليات والواجبات

• يتولى منسق الوثائق تحت الإشراف العام مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم.

• ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون الشخص المسؤول عن مشروع صغير الحجم.

• سيكون لديه معرفة بعمليات عمل التحكم في الوثائق وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• يعالج نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في الوثائق المسبقة (مثل: أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد ومن يحتاج إلى توقيع للموافقات معينة، إلخ) يتم تلبيتها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• يتلقى، ويتتبع، ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والنقل، والتقارير الأخرى كما هو مطلوب. يدخل البيانات وينتج التقارير باستخدام تطبيقات الحاسوب القياسية الأخرى أو تطبيقات محددة للقسم.

• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• يحافظ على نظام توزيع البيانات وجدول زمني محدد للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. يسرع مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق المنتجة من الموردين والداخلية.

• قد يؤدي بعض المهام المكتبية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والإجابة على الهواتف، وخدمة المراسلة، إلخ.

• يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• يؤدي مهامًا أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق يتحلى بروح الالتزام بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

الخبرة والمؤهلات

• دبلوم في مجال ذي صلة مع اهتمام بخبرة في التحكم في الوثائق في بيئة التصميم الهندسي / الاستشاري.

• مهارات لوحة المفاتيح المتقدمة ومعرفة عملية بنظام MS Windows والبرامج المتعلقة بمعالجة النصوص، وجداول البيانات، وقواعد البيانات مطلوبة.

• ستتطلب المهام معرفة عملية بـ ACONEX

• مهارات تواصل كتابية وشفوية جيدة، وتنظيم، ومهارات بين شخصية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.