مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

وصف الوظيفة:

بارسونز تبحث عن موهبة مذهلة منسق التحكم في الوثائق للانضمام إلى فريقنا!

ما ستقوم به:

• تنفيذ وظيفة التحكم في الوثائق تحت إشراف قليل. يؤدي مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم.

• تقديم التوجيه والحكومة لعمليات الأعمال نيابة عن مدير الخط الخاص بك وضمان تشغيل المشاريع المعينة وفقًا للجدول الزمني والمستويات المطلوبة من التحكم والانضباط الموثق.

• تخطيط وتنظيم وتنفيذ أنظمة لمعالجة الوثائق بكفاءة لجميع الاتصالات، وثائق الموردين، وثائق التصميم، وثائق البناء أو غيرها من الوثائق الداخلية أو الخارجية.

• تنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، وتخصصات الهندسة، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. يكون الشخص مسؤولًا عادةً عن مشروع صغير إلى متوسط الحجم.

• سوف يكون لديه معرفة بكل من عمليات عمل التحكم في الوثائق وأيضًا استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• تنفيذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الرئيسي على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات/الوثائق.

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في الوثائق التي تم تحديدها مسبقًا (مثل: أي نظام ترقيم الوثائق سيتم استخدامه؛ كم وعدد التوقيعات المطلوبة للموافقات المعينة، إلخ) يتم تلبيتها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استلام، وتتبع، ورصد الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والنقل، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الأرشفة أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم. بدء والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.

• البقاء على اطلاع بتقنيات القسم، والتقنيات، والخدمات ذات الصلة بمجال المسؤولية. العمل مع أعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات. الاستجابة لتغيرات بيئة التكنولوجيا والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.

• تقديم نقطة اتصال محورية للفريق بشأن حزم العمل ودعم الفريق في الاجتماعات والعمل اليومي.

• ضمان اتساق تقديم الوثائق وفقًا لإجراءات التحكم في الوثائق الخاصة بالمشروع.

• ضمان وصول جميع المشاركين في المشروع إلى أحدث الوثائق/الرسومات من خلال نظام إدارة الوثائق.

• تقديم خدمات المستخدم المتميز المرتبطة بأنظمة إدارة الوثائق الخاصة بالمشروع بما في ذلك إنشاء المجلدات وإدارة الوافدين والمغادرين. ضمان تطبيق أذونات الوصول/الأمان بشكل صحيح.

• تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد المعلومات الإلكترونية.

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات القائم والجدول الزمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. قد يتم تعديل النظام أو الجدول حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب. تسريع مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق التي ينتجها الموردون والداخلية.

• ضمان سحب جميع الوثائق القديمة وختمها بعبارة