مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• يؤدي مجموعة متنوعة من وظائف إدارة الوثائق لمشروع أو قسم.

• يستخدم تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، التخصصات الهندسية، فريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون الشخص المسؤول عن مشروع صغير الحجم.

• سيكون لديه معرفة بعمليات العمل لإدارة الوثائق وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من الوثائق من خلال جميع خطوات الإجراءات وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن أن متطلبات إدارة الوثائق المسبقة المحددة (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ وكم عدد والتوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، وما إلى ذلك) تم الوفاء بها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• يستلم، ويتتبع، ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج تقارير باستخدام تطبيقات أوتوماتيكية مكتبية قياسية أخرى أو تطبيقات كمبيوتر محددة للقسم.

• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• يحافظ على نظام توزيع البيانات المحدد والجدول الزمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والموردين. يسرع مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق التي تم إنتاجها داخليًا والموردين.

• قد يؤدي بعض المهام الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والترتيب، والرد على الهواتف، وخدمة المراسلين، وما إلى ذلك.

• يساعد موظفي إدارة الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• يؤدي مهام أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق الذي يلتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة أو دبلوم في التخصص ذي الصلة.

• حد أدنى من 5 سنوات من خبرة إدارة الوثائق في بيئة التصميم الهندسي / الاستشاري.

• مهارات كيبورد جيدة ومعرفة عملية بنظام MS Windows وبرامج معالجة الكلمات وجداول البيانات وقواعد البيانات ذات الصلة مطلوبة.

• ستتطلب المهام معرفة عملية بACONEX.

• مهارات اتصال كتابية وشفوية جيدة، تنظيمية، وداخلية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع أفراد المشروع والإدارة.