مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن منسق وثائق موهوب بشكل مذهل للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستؤدي مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم.

ما الذي ستقوم به:

• تنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون الموظف مسؤولاً عن مشروع صغير الحجم.

• سيكون لديه معرفة بكل من عمليات عمل التحكم في الوثائق وأيضاً استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع خطوات الإجراءات وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد وتوقيع أي منهم سيكون مطلوبًا لموافقات معينة، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استقبال، تتبع، ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر الأخرى الخاصة بأتمتة المكتب أو القسم

• مسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• الحفاظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. تسريع مراجعة، وموافقة التوقيع، وإصدار الوثائق المنتجة من الموردين وداخليًا.

• قد يؤدي بعض الأعمال الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمة البريد، وما إلى ذلك.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان تنفيذ فعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• أداء مهام أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• المساهمة كعضو في الفريق الذي يتمحور حول المواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة أو دبلوم في تخصص ذي صلة.

• حد أدنى 5 سنوات من خبرة التحكم في الوثائق في بيئة تصميم / استشارات هندسية.

• مهارات كتابة قوية ومعرفة عملية بـ MS Windows والبرامج المتعلقة بمعالجة الكلمات، وجداول البيانات، وبرامج قواعد البيانات مطلوبة.

• ستتطلب المهام معرفة عملية بـ ACONEX.

• مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي، والتنظيم، والمهارات الشخصية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بشكل فعال مع موظفي المشروع والإدارة.