مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

وصف الوظيفة:

• ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون المتقدم مسؤولاً عن مشروع صغير الحجم.
• سيكون لديه معرفة بعمليات عمل التحكم في الوثائق وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.
• يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل: أي نظام ترقيم وثائق سيستخدم؛ كم عدد التوقيعات وأيها ستكون مطلوبة لموافقات معينة، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
• يستقبل، ويتتبع، ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر القياسية الأخرى لأتمتة المكتب أو الخاصة بالقسم.
• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.
• يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. يعجل بمراجعة، وتوقيع، والموافقة على الإفراج عن الوثائق المنتجة من الموردين والداخلية.
• قد يؤدي بعض الواجبات الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمات المراسلة، إلخ.
• يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان تنفيذ فعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
• يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
• يساهم كعضو فريق مدفوع بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة أو دبلوم في تخصص ذي صلة.
• حد أدنى 5 سنوات من خبرة التحكم في الوثائق في بيئة تصميم / استشارات هندسية.
• مهارات كتابة بارعة ومعرفة عملية بنظام MS Windows والبرامج المتعلقة بمعالجة الكلمات وجداول البيانات وقواعد البيانات مطلوبة.
• ستتطلب المهام معرفة عملية بـ ACONEX.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية وكتابية جيدة، ومهارات تنظيمية، ومهارات بين الأشخاص، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بشكل فعال مع موظفي المشروع والإدارة.