مراقب الوثائق المالية

Stantec

المسؤوليات الرئيسية لهذه الوظيفة تشمل ولكن لا تقتصر على:

المراسلات الإدارية والتصنيف:

• تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، محاضر الاجتماعات، الرسومات والتقديمات الفنية.
• الحفاظ على سجل لجميع البريد الوارد والصادر، الختم، وتسجيل البريد قبل توزيعه على الموظفين المعنيين.
• مسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار الوثائق الكاملة للمشروع مثل المراسلات الواردة والصادرة، تعليمات الموقع، أوامر التغيير، NFC، RFI، CVI، RFM، الرسائل، تقارير الموظفين اليومية، التقديمات، وأشكال أخرى من الوثائق ذات الصلة من العميل والمقاولين الفرعيين (بما في ذلك الوثائق الداخلية لشركة أتكينز).
• مسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية، والمساعدة في التنسيق، ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.
• الحفاظ على أرشفة جميع الملفات.
• التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل سير الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثائق.
• النقل الإلكتروني للوثائق
• إدخال البيانات في قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتتبع الوثائق.
• المساعدة في إدارة مكتب الموقع.
• التنسيق مع المهندسين المقيمين المعنيين، السكرتيرات، والموظفين الآخرين لضمان دقة السجلات.
• النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لوثائق المشروع

توفير الدعم الإداري لموظفي المكتب بما في ذلك، الكتابة، التصنيف، الرد على الهواتف، أخذ الرسائل، الحفاظ على تقويم المواعيد، وأداء مهام المكتب العامة الأخرى.

المساعدة في إعداد المواصفات الفنية، والتعهدات وإدارة العقود.

ضمان أن كل مشروع أو مرحلة من المشروع يتم فوترته بشكل صحيح وفي الوقت المناسب وإدارته.

التعاون والعمل كجزء من فريق،

العمل بالتعاون مع جميع الموظفين.

التواصل مع الفرق التي تعمل عن بُعد من أجزاء أخرى من العالم لتسهيل استكمال المهام والمشاريع.

متواصل جيد

اتباع ممارسات العمل الآمنة والامتثال لإرشادات الشركة وسياساتها في التخطيط وتنفيذ العمل بطريقة آمنة.

إكمال جميع الأعمال بما يتماشى مع قيم شركة ستانتك الأساسية ووفقًا لأنظمة الجودة وإجراءات جودة المشروع الخاصة بشركة ستانتك.

مهام أخرى كما يُطلب من وقت لآخر من المهندس المقيم.