مراقب الوثائق المالية

Talentmate

دور مراقب الوثائق حاسم في ضمان الإدارة السلسة والفعالة لوثائق الشركة، بما في ذلك الملفات والعقود والسجلات. باعتباره موقعًا حيويًا داخل أي هيكل عمل، يكون مراقب الوثائق مسؤولًا عن الحفاظ على دقة وأمان وتوافر الوثائق لدعم تنفيذ المشروع وتسهيل عمليات اتخاذ القرار. هذا المحترف لا يضمن فقط الامتثال للمعايير واللوائح الداخلية ولكنه أيضًا يدير عمليات استرجاع الوثائق والتخزين التي تعزز الإنتاجية التنظيمية بشكل عام. مع عين حريصة على التفاصيل، يقوم مراقب الوثائق بمراجعة الوثائق من حيث الدقة والجودة، مما يضمن الاتساق عبر المجلس. يلعبون دورًا محوريًا في التنسيق مع الأقسام المختلفة لإدارة تدفق الوثائق والمعلومات بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، تساعد خبرة مراقب الوثائق في إدارة المخاطر من خلال منع خروقات البيانات والوصول غير المصرح به إلى الملفات الحساسة.

المسؤوليات

• تنظيم وإدارة وثائق الشركة، وضمان الحفاظ عليها بدقة وسهولة الوصول إليها.
• تطوير وصيانة عمليات وأنظمة التحكم في الوثائق لتخزين وإدارة الملفات.
• مراجعة الوثائق والقوالب لضمان الجودة والامتثال لمعايير الصناعة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان توافق جميع الوثائق مع مواصفات المشروع.
• إدارة توزيع والوصول وأمان الوثائق الإلكترونية والورقية.
• ضمان الامتثال للوائح التنظيمية الحكومية والتنظيمية بشأن التعامل مع البيانات وتخزينها.
• إنشاء سياسات التحكم في الوثائق وإجراءات التشغيل القياسية لتحسين الكفاءة.
• إجراء تدقيقات منتظمة وتقديم تقارير حول عمليات وأنظمة إدارة الوثائق.
• تدريب الموظفين على ممارسات التحكم في الوثائق واستخدام أنظمة إدارة الوثائق.
• الاستجابة بسرعة لطلبات استرجاع الوثائق من الأقسام الداخلية أو الأطراف الخارجية.
• مراقبة دورة حياة الوثائق وضمان الأرشفة أو التخلص منها في الوقت المناسب وفقًا للسياسات.
• تنفيذ وإدارة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية وضمان الحفاظ على سلامة البيانات.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
• تجربة مثبتة في إدارة الوثائق أو إدارة السجلات أمر ضروري.
• معرفة قوية بعمليات التحكم في الوثائق وأفضل الممارسات.
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة في مراجعة الوثائق وإدارتها.
• إجادة برامج إدارة الوثائق وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد أولويات المهام بفعالية.
• مهارات تواصل ممتازة للتواصل مع الأقسام المختلفة وأصحاب المصلحة.