منسق الوثائق (PHONE_NUMBER)

Talentmate

يلعب منسق الوثائق دورًا حيويًا في إدارة وصيانة جميع وثائق الشركة وضمان دقتها وجودتها وسلامتها. يقومون بالإشراف على استرجاع الوثائق وتخزينها وتوزيعها وإرسالها بطريقة منظمة، وهو أمر بالغ الأهمية لعمل أي مؤسسة بشكل سلس. يعمل منسقو الوثائق عن كثب مع مختلف الإدارات لضمان الامتثال لسياسات الشركة والمعايير الصناعية. يقومون بتنفيذ وتطبيق أنظمة إدارة الوثائق الفعالة، وتسهيل عمليات التدقيق، ودعم فرق المشاريع من خلال الحفاظ على سجلات محدثة. يتمتع المرشح المثالي لهذه الوظيفة بمهارات تنظيمية ممتازة، واهتمام دقيق بالتفاصيل، وكفاءة في برامج إدارة الوثائق، ومستوى عالٍ من الموثوقية حيث يديرون معلومات حساسة تتعلق بالشركة.

• إدارة وصيانة نظام إدارة الوثائق الخاص بالمنظمة لضمان الدقة.
• ضمان التزام جميع الوثائق بمعايير الشركة والإرشادات التنظيمية.
• تنسيق تدفق الوثائق بين الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• تسهيل وتنسيق عمليات التدقيق من خلال ضمان توفر الوثائق والامتثال.
• تدريب الموظفين على إجراءات التحكم في الوثائق وأفضل ممارسات استخدام البرامج.
• التعاون مع فرق المشاريع لجمع وتسجيل جميع الوثائق اللازمة للمشاريع.
• تنفيذ عمليات ضمان جودة الوثائق لتعزيز دقة المعلومات واكتمالها.
• تتبع وتوزيع والموافقة على جميع الوثائق الواردة والصادرة ضمن المواعيد النهائية.
• مراجعة وتحديث سياسات وإجراءات التحكم في الوثائق بانتظام لضمان الكفاءة.
• الحفاظ على الوصول الآمن إلى الوثائق والمعلومات السرية داخل النظام.
• إعداد وتقديم تقارير حول أنشطة إدارة الوثائق لإدارة الشركة.
• إجراء فحوصات منتظمة لأنظمة تخزين الوثائق لضمان الأمان المادي والرقمي.

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في العمل كمنسق وثائق أو في دور مشابه.
• كفاءة في أنظمة إدارة الوثائق وبرامج التطبيقات ذات الصلة.
• مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل في إدارة الوثائق.
• مهارات تواصل ممتازة للتنسيق مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بنزاهة وسرية.
• معرفة بالمعايير الصناعية واللوائح المتعلقة بالتحكم في الوثائق.