مراقب الوثائق المالية

Onspec Tawakol Engineering & Contracting

المهام والمسؤوليات:
• إدارة الوثائق:
• إنشاء وصيانة نظام منظم جيدًا للتحكم في الوثائق الهندسية (مثل الرسومات، والمواصفات، والحسابات، والتقارير).
• ضمان التسجيل الدقيق وفي الوقت المناسب، والفهرسة، والأرشفة، والاسترجاع للوثائق الإلكترونية والمطبوعة.
• إدارة مراجعات الوثائق وضمان توفر أحدث النسخ المعتمدة بسهولة.
• تنفيذ وصيانة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• استخدام برنامج إدارة الوثائق لتحميل أو مسح الوثائق الورقية.
• استرجاع الوثائق للموظفين المخولين.
• ضمان أن تخزين الوثائق يتماشى مع القوانين واللوائح.
• إدارة وتنظيم جميع الوثائق الهندسية.
• تتبع المراجعات وتسهيل استرجاع الوثائق للجهات الداخلية والخارجية.
• طباعة وتوزيع الوثائق حسب الحاجة.
• مسح وتحميل الوثائق وفقًا لإجراءات الشركة.
• مراجعة وتحديث الوثائق من أجل مراقبة الجودة.
• إبقاء الموظفين الآخرين على اطلاع على النسخ الجديدة من الوثائق وكيفية الحصول على الوصول.
• التعامل مع السجلات عبر مختلف الأقسام الهندسية.
• إنشاء نماذج للاستخدام من قبل الموظفين الآخرين.
• الحفاظ على السرية بشأن الوثائق الحساسة.
• إجراءات التحكم في الوثائق:
• تطوير وتنفيذ إجراءات التحكم في الوثائق وتدفقات العمل بما يتماشى مع معايير الشركة والمتطلبات التنظيمية.
• ضمان الالتزام بمواثيق ترقيم الوثائق والأشكال.
• إدارة توزيع الوثائق داخليًا وخارجيًا.
• تتبع حالة الوثائق طوال دورة حياتها.
• إجراء تدقيقات منتظمة لمركز التحكم في الوثائق لضمان الامتثال والكفاءة.
• الاتصال والتنسيق:
• العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع الاستفسارات المتعلقة بالوثائق.
• التعاون مع الفرق الهندسية ومديري المشاريع والأقسام الأخرى لضمان سلاسة تدفق الوثائق.
• التواصل بإجراءات ومتطلبات التحكم في الوثائق مع فرق المشاريع.
• تسهيل نقل الوثائق للعملاء، والمقاولين، وأصحاب المصلحة الآخرين.
• ضمان الجودة:
• ضمان دقة واكتمال الوثائق الهندسية.
• تنفيذ فحوصات الجودة لتحديد وحل القضايا المتعلقة بالوثائق.
• الحفاظ على سجلات تغييرات الوثائق والموافقات.
• المهارات التقنية:
• إتقان استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• مهارات حاسوبية قوية، بما في ذلك مجموعة MS Office (Word، Excel، Outlook).
• إلمام بالرسومات الهندسية والمستندات التقنية.
• فهم مبادئ التحكم في الوثائق وأفضل الممارسات.
المؤهلات:
• درجة أو دبلوم في مجال ذي صلة مثل الهندسة، إدارة المعلومات، أو تخصص ذي صلة يفضل غالبًا.
• الحد الأدنى 5-7 سنوات من الخبرة في مركز التحكم في الوثائق في صناعة النفط والغاز.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
• مهارات تواصل واحتكاك فعالة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• مهارات حل المشكلات.
• إلمام بالمعايير واللوائح الصناعية ذات الصلة.