الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

سيكون مسؤول الوثائق - القسم القانوني له دور حاسم في إدارة وتنظيم وصيانة جميع الوثائق والسجلات القانونية ضمن استثمار القابضة. تتطلب هذه الوظيفة محترفًا منظمًا للغاية، وحذرًا، وموجهًا نحو التفاصيل سيعمل عن كثب مع المسؤول القانوني الرئيسي للمجموعة (GCLO) وفريق القيادة لضمان عمليات التحكم في الوثائق بكفاءة ودعم الوظيفة السلسة للقسم القانوني.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المسؤوليات الرئيسية:
• إدارة وتنظيم وصيانة جميع الوثائق القانونية والس confidential (العقود، الاتفاقيات، السجلات المؤسسية، ملفات التقاضي، إلخ) في صيغتين مادية وإلكترونية.
• تطوير وتنفيذ إجراءات فعالة للتحكم في الوثائق، مع ضمان الاتساق والدقة والامتثال للسياسات الداخلية والمتطلبات التنظيمية.
• الحفاظ على تحديث نظام إدارة الوثائق في القسم وضمان سهولة استرجاع جميع الوثائق وأرشفتها بشكل صحيح.
• تتبع ومراقبة إصدارات الوثائق، والموافقات، والتوقيعات لضمان المعالجة في الوقت المناسب والامتثال.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين (شركات قانونية، سلطات حكومية، شركات تابعة، إلخ) لتبادل الوثائق والتحقق منها.
• إعداد وصيانة سجلات الوثائق، والسجلات، وأنظمة الملفات للمسائل القانونية الجارية والمغلقة.
• دعم GCLO في تنظيم الاجتماعات، وصياغة المراسلات، وإعداد التقارير، وإدارة تدفق الوثائق لمديرية المجلس ولجنة التنفيذ عند الحاجة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر واحترافية تامة.
• المساعدة في التدقيق، وممارسات العناية الواجبة، وتقارير الحوكمة المؤسسية من خلال تقديم الوثائق الدقيقة عند الطلب.
• ضمان التخزين السليم، والنسخ الاحتياطي، وأمان جميع الوثائق القانونية وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالبيانات والسرية في استثمار القابضة.
المؤهلات والخبرة:
• درجة البكالوريوس في القانون أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات كمسؤول عن الوثائق، ويفضل أن يكون ذلك ضمن قسم قانوني أو مكتب Corporate.
• فهم قوي للوثائق القانونية، ومعايير السرية، وبروتوكولات الامتثال.
• إتقان في مجموعة MS Office وأنظمة إدارة الوثائق (على سبيل المثال، SharePoint، iManage، أو ما يعادلها).
• مهارات تنظيم وتنسيق وحفظ سجلات ممتازة.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• مهارات تواصل واحتكاك قوية؛ القدرة على العمل بفعالية مع القيادة العليا.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة.
• الالتزام بالسرية والنزاهة والاحترافية.
الصفات الشخصية:
• موثوق وقابل للاعتماد مع حس قوي بالسرية.
• استباقي، وموارد، وموجه نحو الحلول.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• سلوك احترافي مع قدرات قوية في التعاون والعمل الجماعي.

مراقب الوثائق المالية Estithmar Holding

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Document Controller الوظائف التي تم البحث عنها