مراقب الوثائق المالية Aqleh Engineering Consultant

1. التواصل والربط:

• التواصل بفعالية مع المهندس المقيم، والمهندسين، وموظفي الموقع، والجهات الخارجية باسم مكتب المشروع.
• فرز وإدارة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية الواردة، واتخاذ الإجراءات اللازمة، وإعادة توجيه المراسلات عند الضرورة.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية للتواصل بين مكتب المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين.

2. تنسيق الاجتماعات والتوثيق:

• تنسيق وتنظيم الاجتماعات، والندوات، والفعاليات داخل مكتب المشروع ومع العملاء الخارجيين.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية، والجدول الزمني، ومحاضر الاجتماعات المتعلقة بالمشروع.
• توثيق وتوزيع محاضر الاجتماعات وعناصر العمل لضمان المتابعة.

3. الدعم الإداري:

• تقديم خدمات معالجة الكلمات، والدعم الكتابي، والتصوير، والأرشفة، وتدوين المحاضر المتعلقة بالمشروع.
• الحفاظ على سجلات المشروع السرية وتنظيم التقارير، والمراسلات، والمواد ذات الصلة لسهولة الاسترجاع.
• أداء المهام السكرتارية، والإدارية، والتنظيمية، مع ضمان التوافق مع السياسات التنظيمية.

4. تحسين العمليات وإدارة السجلات:

• اقتراح وتنفيذ تحسينات على العمليات والإجراءات الداخلية لتعزيز كفاءة إدارة المكتب.
• الحفاظ على سجلات إلكترونية لجميع مستخدمي الخدمة المحالين إلى المشروع وضمان دقة حفظ السجلات.
• مراقبة وإدارة تدفق الوثائق إلى ومن المشروع، مع ضمان أن جميع الوثائق قد تم أرشفتها وفهرستها بشكل مناسب.